Helping Hand අත්වැල - කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (3.3.2 කොටස)

කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (3.3.2 කොටස)

Effective Maintenance of Documents (Part 3.3.2)

(ලිපිගොනු කළමනාකරණය සහ ලිපිගොනු අපහරණ ක්‍රියාවලිය}

ලිපි ගොනු නිර්මාණය, ලිපි ගොනුවක් විවෘත කොට පවත්වාගෙන යන ආකාරය,

ගොනුකරණ ක්‍රම, ලිපි ගොනු වර්ග සහ ගොනුවක විවිධ අවස්ථා

 

නිලධාරියෙකු ළඟ අවශ්‍යයෙන්ම තිබිය යුතු ලිපිගොනු

Documents that are absolutely necessary for an officer

1. ආයතනයේ සංවිධාන සටහන
2. රාජකාරි ලැයිස්තුව
3. වැඩ පියවර සටහන්
4. ලැබෙන ලිපි පිලිබඳ ලේඛනය
5. ඇමතුම් දින පොත
6. ලිපිගොනු ලේඛනය
7. ක්‍රියා කිරීමට ඇති ලිපි පිලිබඳ ලේඛනය
8. ආශ්‍රිත ලිපිගොනුව
9. ලිපිගොනු සුචිය
10. දෛනික වැඩ පොත
11. වාර්තා ඉදිරිපත් කිරීමේ දර්ශකය
12. යැවෙන ලිපි ලේඛනය

ලිපිගොනු වර්ග - Category of filing

1. විෂය ගොනු - Subject files
2. කාරණා ගොනු - Fact files
3. ආශ්‍රය ගොනු - Related files
4. උප ගොනු හා මධ්‍ය ගොනු - Sub files and media files
5. පුද්ගලික ලිපි ගොනු - Personal file

1.    විෂය ගොනු - Subject files

විෂය ගොනුවක එක් නිශ්චිත විෂයකට අදාල වූ සියලුම උපදෙස්, නියෝග, චක්‍රලේඛ, තීරණ, ප්‍රතිපත්ති, නියමයන්, පුර්වාදර්ශ ආදිය අඩංගු වේ. එනම් යම් විෂයක ඉතිහාසය හා එහි වර්ධනය ක්ෂණයකින් සොයාගත හැකි ක්‍රමයෙන් වැඩෙන ගොනුවකි..

      උදා: කළමනාකරණ සහකාර වරුන්ගේ ස්ථාන මාරු විෂය ගොනුව

 

2.    කාරණා ගොනු - Fact files

තනි ප්‍රශ්නයකට අදාල ලියවිලි එකතුවකි. තිබෙන ගොනු වලින් කුඩාම ඒකකයකි. යම් නිශ්චිත කාරණයක් සම්භන්ධයෙන් පමණක් විවෘත කරනු ලබන මෙම ගොනු එම කාරණයට අදාල කටයුතු කර අවසන් වූ පසු නිමවන ගොනුවකි. එය කෙටි කාලයක් හෝ දීර්ඝ කාලයක් විය හැක.

උදා: ගැනුම් හෝ විකුණුම් ඇනවුමකට අදාල ලියවිලි අඩංගු ගොනුව.

             i.        නොපමා කාරණා ගොනු - Urgent Fact File 

මෙය ඉතා කඩිනමින් නිම කල යුතු කාරණා සම්භන්ධයෙන් වන ගොනු වන අතර, මෙම ගොනු විෂය කළමනාකරුටම නිරන්තර අවධානය යොමු වන පරිදි තම මේසය මත වෙනම බන්දේසියක තැබිය යුතුය.

            ii.        අවලම්භන කාරණා ගොනු - Suspense Fact File

යම්කිසි කාලසීමාවක් භාවිතයට නොගන්නා එහෙත් නැවත භාවිතයට ගැනීමට සිදුවන ගොනු අවලම්භන  ගොනු ලෙස හැඳින්වේ. එනම් යම් වාර්තාවක් කැඳවා එයට පිළිතුරු ලැබීමට කාලයක් ගතවේ නම් සහ එම වාර්තාව ලැබෙන තෙක් එම ගොනුවේ වෙනත් කිසිදු කටයුත්තක් නොකරයි නම් එය තාවකාලිකව භාවිතයෙන් ඉවත් කෙරේ.

          iii.        නිම කල කාරණා ගොනු - Completed Fact files

යම් කාරණා ගොනුවක සියලු කටයුතු අවසන් වූ පසු එම ගොනු නිම කල කාරණා ගොනු නම් වේ, මෙම ගොනුද විනාශ නොකර යම් කාලයක් තබා ගත යුතුවේ.

3.    ආශ්‍රය ගොනු - Related files

යම්කිසි විෂයකට අදාල උපදෙස්, චක්‍රලේඛ නියමයන්, ප්‍රතිපත්ති, විධානයන්, පුර්වාදර්ශයන් මෙහි අඩංගු වේ. විෂය කටයුතු වලට අදාලව  කටයුතු කිරීමේදී නිරන්තරයෙන් ආශ්‍රය කල යුතු ගොනු ආශ්‍රය ලිපි ගොනු නම් වේ.

    ආශ්‍රය ගොනු වර්ග කීපයකි.

             i.        කාර්ය පටිපාටි ගොනු - Procedural files

විෂය භාර නිලධාරියෙකුට පවරන ලද එක් එක් වැඩ කොටස පිලිබඳ කාර්ය පටිපාටිය හෙවත් වැඩ පියවර විස්තර කරනු ලබන ප්‍රකාශනයකි. (කාර්යය ක්‍රියාත්මක කල යුතු ආකාරය) 

            ii.        ප්‍රතිපත්ති ගොනු - Policy files

කිසියම් ගැටළු කාරණා පිලිබඳ අර්ථ නිරුපන ක්‍රියාවලියේදී උපයෝගී කර ගන්නා මෙවැනි ලිපි චක්‍රලේඛ හා උපදෙස් ගොනුවෙහිම ඇතුලත් කල හැකි මුත්, එය එක් එක් විෂය කළමනාකරු ළඟ වෙන වෙනම පවත්වාගෙන යාම වඩා ප්‍රයෝගික වේ. 

          iii.        චක්‍රලේඛ හා උපදෙස් ගොනු - Circulars and instructions

එක් එක් විෂයක් සම්භන්ධයෙන් වරින් වර නිකුත් කරනු ලබන උපදෙස් හා චක්‍රලේඛ අඩංගු කොට අදාල විෂය කළමනාකරු භාරයේ තබා ගත යුතු ගොනුවකි. මිට අමතරව සෑම දෙපාර්තමේන්තුවකම පරිපාලන නිලධාරියාගේ, ප්‍රධාන කළමනාකරු භාරයේ වෙන වෙනම ලෙස රාජ්‍ය පරිපාලන චක්‍රලේඛ, භාණ්ඩාගාර චක්‍රලේඛ, විශේෂ උපදෙස් ආදී ගොනුද වෙන වෙනම පවත්වාගෙන යා යුතුය. 

           iv.        පුර්වාදර්ශ ගොනු - Model files

යම්කිසි විෂයක විශේෂ අවස්ථාවන්හිදී රජය කටයුතු කර ඇති ආකාරය සඳහන් ගොනු පුර්වාදර්ශ ගොනු ලෙස හැඳින්වේ. ප්‍රතිපත්ති ක්‍රියාත්මක කිරීම සඳහා දී ඇති උපදෙස් ආදිය හා ගැටලුකාරී අවස්ථාවකදී අදාල බලධාරියා සිය අභිමතය භාවිතා කල ආකාරය මෙහි ඇතුලත් කල යුතු අතර, ඊට සමාන අවස්ථා පැන නැගුන විටක මෙම පුර්වාදර්ශ ගොනුවෙහි සඳහන් ආකාරයට කටයුතු කල හැක. 

            v.        තොරතුරු වාර්තා ගොනු 

යම්කිසි විෂයක් සම්භන්ධයෙන් තොරතුරු රැස් කිරීම එම තොරතුරු වාර්තා කිරීම ආදිය මෙම ගොනුවට ඇතුලත් වේ. 

4.    උප ගොනු / මධ්‍ය ගොනු - Sub files and media files

අවුල් සහිත කාරණා සම්භන්ධයෙන් උප ගොනු විවෘත කිරීම අවශ්‍ය  වේ. (සියලුම ලිපි එකම ඒකකයක තැබීමට අපහසු අවස්ථාවල) ගොනු විශාල වීම රාජකාරි කටයුතු වලට භාධාවකි. එබැවින් එක විෂයක යම් යම් කරුණු සම්භන්ධයෙන් වෙන වෙනම උප ගොනු ආරම්භ කර, පසුව අවශ්‍ය නම් පසුව ඒවා ඒකාබද්ධ කල හැක.

        උදා : කළමනාකරණ සේවා නිලධාරීන්ගේ ස්ථාන මාරු සම්බන්ධයෙන් ඉල්ලුම් පත් කැඳවීම හා අදාල                 ඉල්ලුම් පත් එක ගොනුවකටත්, නිලධාරීන් අනුයුක්ත කිරීම, අභියාචනා ආදිය සඳහා වෙන වෙනම උප                 ගොනු ද පවත්වා ගෙන යා හැකිය.

5.    පුද්ගලික ලිපි ගොනු - Personal file

මෙය විෂය ගොනුවක්, උප ගොනුවක් හෝ කාරණා ගොනුවක් ලෙස නම් කල හැකි මුත්  එම ගොනු පවත්වාගෙන යාමට සිදු වන කාලය, එහි ඇතුලත් ලිපිවල ආරක්ෂාව, රහස්‍යභාව ආදී කාරණා හේතු කොට ගෙන පුද්ගලික ලිපිගොනු එක් එක් පුද්ගලයා නමින් වෙන වෙනම ආරම්භ කර පවත්වාගෙන යා යුතුය.

ගොනුවක විවිධ අවස්ථා - Form of a File

1.      ක්‍රියාකාරී ගොනු - Working File

දැනටමත් තීරණයක්  සම්භන්ධව ක්‍රියා කිරීමට හෝ අවධානය පිණිස ඉහළ නිලධාරියෙකු වෙත හෝ ශාඛාවකට යවා ඇති ගොනු "ක්‍රියාකාරී ගොනු" වේ.

2.      අවලම්භන ගොනු - Suspense File 

ක්‍රියාකාරී ගොනුවක වහාම කලයුතු කටයුතු නිමකොට, පිටතට යවා ඇති ලිපියකට පිළිතුරක් ලද පසු,  තව දුරටත් කටයුතු කිරීම සඳහා හෝ පසුව තවත් වාර්තාවක් යැවීමට හෝ පසු දින වෙනත් කටයුත්තක් කිරීමට හෝ තාවකාලිකව ගබඩාකර තිබෙන විට  එය “අවලම්භන ගොනුවක්” වේ.

3.      නිමකළ ගොනු - Concluded File

මේවා අපහරණ කටයුතු නිම කරන තෙක් හෝ ඉදිරි අවශ්‍යතා සඳහා නැවත යොදා ගන්නා තෙක් ලේඛනාගාරයක සුරක්ෂිතව තැබිය යුතුය. 

මීළඟට කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය පාඩම යටතේ "ගොනුවක් නිර්මාණය කිරීමේදී සැලකිය යුතු කරුණු " පාඩම 3.3.3 කොටස බලාපොරොත්තු වන්න.