Helping Hand අත්වැල - අංක 01.5 - සමීක්ෂණ මණ්ඩල පත් කිරීමේ ලිපියක ආදර්ශයක්

• Helping Hand (Sri Lanka Accountant Service)

By Upali Rajapaksa

අත්වැල - අංක 01.5   

භාණ්ඩ  සමීක්ෂණ මණ්ඩල පත් කිරීමේ ලිපිය 

සැකසීම 

                                                   (පත්වීමේ ලිපියක ආදර්ශ අකෘතිය )

මගේ අංකය :-

දිනය :-

(අදාල දෙපාර්තමේන්තු ප්‍රධානියා මගින් )

................................................................මයා /මෙනවිය /මිය 

......................................................................

......................................................................

...........................

වාර්ෂික භාණ්ඩ සමීක්ෂණය - 2017

----------------------------- සමීක්ෂණයට  භාජනය වන අමාත්‍යාංශයේ /දෙපාර්තමේන්තුවේ /ආයතනයේ නම 

        ------------------------- (අදාල දෙපාර්තමේන්තුවේ නම ) 2017 වර්ෂයට අදාල භාණ්ඩ සමීක්ෂණය 2018 ජනවාරි  මස 01 දින සිට ජනවාරි මස 15 දින දක්වා සිදු කිරීමට සැලසුම් කර ඇත . ඒ සඳහා පත්  කරනු ලබන  භාණ්ඩ සමීක්ෂණ මණ්ඩලයේ  සභාපති / සාමාජිකයෙකු ලෙස ඔබව පත් කරන ලද බව සතුටින් දන්වා සිටිමි .

2.  ඔබ විසින්  ---------------------------- (අදාල දෙපාර්තමේන්තුවේ නම ) 2017 වර්ෂයේ භාණ්ඩ සමීක්ෂණය සිදු කල යුතු අතර, භාණ්ඩ සමීක්ෂණයට අදාල අංක 507 සහ 757 යන මුදල් රෙගුලාසි කෙරෙහි ඔබගේ අවධානය යොමු කරවමි . ඒ අනුව ඉහත සඳහන් ආයතනයේ ඇති සියලුම වත්කම්  හා ගබඩා භාණ්ඩ නොඅඩුව හා නිවැරදිව තිබේද යන්න තහවුරු කරගෙන, සැපයුම් හා සේවා අංශයෙන් ඊට අදාල ලිපි ලේඛන ලබාගෙන, ආයතනයේ වත්කම්  විධිමත්ව පවත්වා ගෙන යනු ලබන බවට තහවුරු කර ගැනීමට කටයුතු කල යුතුය . පාවිච්චි කල නොහැකි වත්කම් හා ගබඩා භාණ්ඩ කිසිවක් වෙතොත් ඒවා අවසානයක් කිරීමට අවශ්‍ය කටයුතු කිරීම සමීක්ෂණ මණ්ඩලයේ  වාර්තාව අනුව සිදු කිරීමට අදහස් කරමි .

3. භාණ්ඩ සමීක්ෂණය සිදු කිරීමේදී  පහත සඳහන් කරුණු කෙරෙහිද සැළකිලිමත් වන ලෙසට මෙයින් උපදෙස් දෙමි. 

• වත්කම් හා ගබඩා භාණ්ඩ වලට අදාලව පවත්වාගෙන යනු ලබන සියලුම බඩු වට්ටෝරු පොත් /තොග පොත් /ගබඩා ලේජර  ඇතුළු සියලුම ලේඛන ගබඩා භාර නිලධාරියා විසින් ඉදිරිපත් කරනු ලබන බවට තහවුරු කර ගැනීම. (එම පොත්පත් 2017.12.31 දිනට වන පරිදි තුලනය කර තිබිය යුතුය .)

• ආයතනයෙන් බැහැරට නිකුත් කරන ලද භාණ්ඩ හා වෙනත් ආයතන වලින් ලද භාණ්ඩ සඳහා නිකුත් කිරීමේ නියෝග (පොදු 141) හා ලැබීම් නියෝග (පොදු 219)  නිකුත් කර හා ලබාගෙන ඇත්ද , යන්න පරීක්ෂා කර තහවුරු කර ගත යුතුය.

• මිලදී ගැනීම් සිදු කිරීමේදී මිලදී ගැනීම් ලේඛනයේ සඳහන් මිලදී ගැනීම් හා පරිත්‍යාග ලේඛනයේ සඳහන් පරිත්‍යාග නිසි පරිදි  බඩු වට්ටෝරු පොත් වලට ඇතුලත් කර ඇත්ද, යන්න පරීක්ෂා කර තහවුරු කර ගත යුතුය .

• 2016 වර්ෂය වෙනුවෙන් ක්‍රියාත්මක කල භාණ්ඩ සමීක්ෂණයට අදාල මු .රෙ .109 පරිදි  පොත් වලින් ඉවත් කල යුතුදෑ බඩු වට්ටෝරු පොත් වලින් නිසි අධිකාරිය යටතේ ඉවත් කර ඇත්ද , යන්න පරීක්ෂා කර තහවුරු කර ගත යුතුය .    

• භාණ්ඩ සමීක්ෂණය අරඹා දින ............. ක් ඇතුලත සමීක්ෂණ කටයුතු අවසන් කර, සමීක්ෂණ වාර්තාව ඔබගේ නිර්දේශයන්ද සමග පහත උපදෙස් පරිදි 2018.01.20 දිනට පෙර ලැබෙන සේ මා වෙත ඉදිරිපත් කල යුතුය .  

1. සමීක්ෂණ වාර්තාව හා ඒ සමග ඉදිරිපත් කරනු ලබන ලියවිළි පිටපත් 4 කින්  යුක්තව ඉදිරිපත් කල යුතුය .
2. සමීක්ෂණ වාර්තාවේ අදාල ස්ථාන වලට සමීක්ෂණ මණ්ඩලයේ සභාපති ඇතුළු සියලුම සාමාජිකයන්  අත්සන් තැබිය යුතුය .
3. සමීක්ෂණ වාර්තාවේ අදාල ස්ථාන වලට ගබඩා නිලධාරියා හෝ දෙපාර්තමේන්තු ප්‍රධානියා හෝ අත්සන් තැබිය යුතුය .
4. ඔබ විසින් සමීක්ෂණය සඳහා භාවිතා කල සමීක්ෂණ පත්‍රිකාවන්හි චායා පිටපතක්ද ඉහත ලියවිලි සමඟ ඉදිරිපත් කල යුතුය .

4. ආයතනයේ විවිධ අංශ සඳහා අංශික බඩු වට්ටෝරු පොත් තබා ගැනීමට කටයුතු කල යුතු අතර , ඒවායේ සටහන් ගබඩා භාරකරුගේ ප්‍රධාන බඩු වට්ටෝරු පොත සමඟ මාසිකව සසඳා ඇති බවට තහවුරු කර ගත යුතුය .

5. රාජ්‍ය අංශයේ සෑම අමාත්‍යාංශයකම හා දෙපාර්තමේන්තුවකම ගබඩා වලට අදාලව පහත සඳහන් පොත්පත් පවත්වාගෙන ය යුතු අතර, එම පොත්පත් විධිමත්ව පවත්වාගෙන යන්නේද , යන්න පරීක්ෂා කල යුතුය .

• මිළදී ගැනීමේ ලේඛනය     
• පරිත්‍යාග ලේඛනය  
• ප්‍රධාන බඩු වට්ටෝරු පොත 
• ආංශික බඩු වට්ටෝරු පොත
• පාරිභෝගික භාණ්ඩ ලේඛනය 
• සවිකිරීම්  ලේඛනය    
• ස්ථාවර වත්කම් ලේඛනය
• පොත්පත් නාමාවලිය 
• අබලි භාණ්ඩ ලේඛනය

6. භාණ්ඩ සමීක්ෂණය සඳහා ඔබ වෙත ලබා දී ඇති දින ............ හිදී සම්පුර්ණ කාලයම භාණ්ඩ සමීක්ෂණ කටයුතු සඳහා යොදවා , එම කාලය ඇතුලත භාණ්ඩ සමීක්ෂණ කාර්යය අනිවාර්යයෙන්ම නිමාකල යුතු බව දන්වමි .

7.  භාණ්ඩ සමීක්ෂණ කටයුතුවල යෙදීම වෙනුවෙන් ඔබ වෙත ගෙවීමට අපේක්ෂිත ගමන් වියදම් , සංයුක්ත දීමනා හා අතිකාල දීමනා ආදිය ලැබීමට හිමිකම ලැබීම සඳහා 2018.01.20 දිනට පෙර ඔබ විසින් සකස් කල භාණ්ඩ සමීක්ෂණ වාර්තා අනිවාර්යයෙන්ම ඉදිරිපත් කල යුතුව ඇත .

             ඉහත සඳහන් කරුණු සැලකිල්ලට ගෙන භාණ්ඩ සමීක්ෂණය පවත්වා සමීක්ෂණ වාර්තාව අඩුපාඩු රහිතව නියමිත දිනට පෙර ලබා දීමට කටයුතු කරන ලෙස දන්වා සිටිමි . ඉහත උපදෙස් වලට අනුකූල නොවන අසම්පුර්ණ හා අඩුපාඩු සහිත සමීක්ෂණ වාර්තා ප්‍රතික්ෂේප කිරීමට සිදුවන බව වැඩිදුරටත් දන්වා සිටිමි .

             මෙම කටයුත්ත සාර්ථක කර ගැනීම සඳහා ඔබ දක්වන සහයෝගය අගය කොට සළකමි .

...................................................................... (ආයතන  ප්‍රධානියාගේ නම )
.......................................................................(තනතුර )
.......................................................................(අමාත්‍යාංශයේ /දෙපාර්තමේන්තුවේ  නම )

පිටපත් :-

1.  ...................................................... - අදාල නිලධාරියා දින ..... ක් භාණ්ඩ සමීක්ෂණ කටයුතු සඳහා සේවයෙන් නිදහස් කිරීම සඳහා  , (තෝරාගත් නිලධාරියා අදාල දිනවල සේවයෙන් නිදහස් කිරීම සඳහා එම නිලධාරියා සේවය කරනු ලබන අමාත්‍යාංශයේ /දෙපාර්තමේන්තුවේ ප්‍රධානියා වෙත  )
2. ප්‍රධාන ගණකාධිකාරී /ගණකාධිකාරී - සියළු ගබඩා පොත් පත්  තුලනය කර, සමීක්ෂණයට භාජනය වන භාණ්ඩ වෙත පහසුවෙන් ළඟාවිය හැකි පරිදි පිළියෙළ කොට භාණ්ඩ සමීක්ෂණ කටයුතු සාර්ථකව ඉටුකර ගැනීමට සහාය වීම සඳහා සහ එම කටයුතු අඛණ්ඩ අධීක්ෂණය සඳහා 
3.  අධ්‍යක්ෂ රාජ්‍ය මුදල්  - රාජ්‍ය මුදල් දෙපාර්තමේන්තුව
4. විගණකාධිපති       

වැදගත් :-

මෙම පත්වීම් ලිපිය කල්පිත ආදර්ශයක් වන බැවින් ඔබ ආයතනයේ අවශ්‍යතාවනට අනුකුලව සංශෝධනය කර ගැනීම ඔබගේ වගකීමකි .

• මීළඟට සමීක්ෂණ මණ්ඩලයේ හා සමීක්ෂණයට භාජනය වන ආයතනයේ පුර්ව සුදානම පාඩම බලාපොරොත්තු වන්න .