Helping Hand අත්වැල - අංක 01.7 - භාණ්ඩ සමීක්ෂණයට පෙර සිදු කලයුතු පුර්ව සුදානම

Helping Hand (Sri Lanka Accountant Service)

By Upali Rajapaksa

අත්වැල - පාඩම අංක 01.7

වාර්ෂික භාණ්ඩ සමීක්ෂණ මණ්ඩලයෙහි සභාපති සහ සමීක්ෂණයට භාජනය වන ආයතනයේ ගබඩා නිලධාරීන් හා ගබඩා භාරකරුවන් විසින් සමීක්ෂණයට පෙර සිදු කලයුතු පුර්ව සුදානම

­  ආයතනයේ ගබඩා නිලධාරීන් හා ගබඩා භාරකරුවන් විසින්

සමීක්ෂණයට පෙර සිදු කලයුතු කාර්යයන්

1.     ප්‍රවර්තන වර්ෂයේ දෙසැම්බර් මස 31 දිනට පෙර එදින දක්වා කල සියලු මිලදී ගැනීම් අදාල ලියවිලි අනුසාරයෙන් පොත් වලට ගෙන ඇති බවට තහවුරු කර ගැනීම .

2.     ප්‍රවර්තන වර්ෂයේ දෙසැම්බර් මස 31 දිනට පෙර එදින දක්වා කල සියලු නිකුත් කිරීම් අදාල ලියවිලි අනුසාරයෙන් පොත් වලට ගෙන ඇති බවට තහවුරු කර ගැනීම .

3.     වර්ෂය තුල භාවිතා කල ලැබීම් නියෝග හා නිකුත් කිරීමේ නියෝග වල සඳහන් භාණ්ඩ නිසිපරිදි අදාල ගබඩා පොත් පත් වලට ගෙන ඇති බවට පරීක්ෂා කර තහවුරු කර ගැනීම.

4.     වර්ෂය තුල ආයතනයට පරිත්‍යාග වශයෙන් ලද සියලුම භාණ්ඩ නිසි පරිදි අදාල ගබඩා පොත් පත් වලට ගෙන ඇති බවට පරීක්ෂා කර තහවුරු කර ගැනීම.

5.     තාවකාලිකව ආයතනයෙන් බැහැරට නිකුත් කර ඇති භාණ්ඩ ලේඛණය නිසි පරිදි යාවත්කාලීන කර ඇති බවට තහවුරු කර ගැනීම.

6.     ණය පදනම යටතේ ආයතනයෙන් බැහැරට නිකුත් කර ඇති භාණ්ඩ ලේඛණය නිසි පරිදි යාවත්කාලීන කර ඇති බවට තහවුරු කර ගැනීම.

7.     ගබඩා කළමනාකරණය සඳහා පවත්වා ගෙන යනු ලබන සියළුම ලිපිගොනු, වාර්තා හා පොත්පත් නිසි පරිදි සකස් කොට යාවත්කාලීන කර බවට තහවුරු කර ගැනීම.

8.     සියළුම ගබඩා ලේජර, බඩු වට්ටෝරු පොත් ආදිය ප්‍රවර්තන වර්ෂයේ දෙසැම්බර් මස 31 දිනට අදාල වන පරිදි තුලනය කිරීම.

9.     සියළුම අබලි භාණ්ඩ, අබලි භාණ්ඩ ලේඛණයට ඇතුලත් කර, එය නිසි පරිදි නඩත්තු කර යාවත්කාලීන කර බවට තහවුරු කර ගැනීම.

10.   තුලනය කරන ලද සෑම බඩු වට්ටෝරු පොතකටම අදාලව වෙන වෙනම භා.ග.ග.ප 66 ආකෘති පත්‍රයක් භාණ්ඩ සංකේතය ද ඇතුලත් කොට සකසා, එහි නිවැරදිතාවය පිළිබඳව ගබඩා නිලධාරියා (ගණකාධිකාරී ) වෙතින් සහතික කරවා ගැනීම.

11.   ගබඩා නිලධාරියා හා ගබඩා භාරකරු විසින් දැනටමත් හඳුනාගෙන ඇති ප්‍රයෝජනයට ගත නොහැකි භාණ්ඩ, භාණ්ඩ සංකේතය ද ඇතුලත් කොට පොදු 47 ආකෘති පත්‍රයක් මගින් සමීක්ෂණ මණ්ඩලය වෙත ඉදිරිපත් කිරීමට සුදානම් කිරීම.

12.   ආයතනය තුල ආංශික බඩු වට්ටෝරු ක්‍රමය ක්‍රියාත්මක කරනු ලබන්නේ නම්, එම එකිනෙක අංශය සඳහා වෙන වෙනම භා.ග.ග.ප 66 ආකෘති පත්‍රය හා පොදු 47 ආකෘති පත්‍රය සකස් කිරීමට කටයුතු කිරීම.

13.   ආයතනය තුල හා ගබඩා වල ඇති සියලුම භාණ්ඩ වෙතට සමීක්ෂණ කටයුතු සඳහා පහසුවෙන් ප්‍රවේශ විය හැකි පරිදි සුදානම් කර තැබීම.

14.   සමීක්ෂණ කටයුතු සිදු කරනු ලබන කල වකවානු පිළිබඳව සමීක්ෂණ මණ්ඩලය සමඟ එකඟතා ඇති කර ගැනීම.

­  වාර්ෂික භාණ්ඩ සමීක්ෂණ මණ්ඩලයෙහි සභාපති විසින්

සමීක්ෂණයට පෙර සිදු කලයුතු පුර්ව සුදානම

1.     ලිඛිතව හෝ දුරකථන හෝ ඊමේල් පණිවුඩ මගින් තොරතුරු හුවමාරු කර ගනිමින් සමීක්ෂණ කාර්යය සඳහා දින වකවානු පිලිබඳ එකඟතා ඇති කර ගැනීම.

2.     එකඟතා ඇති කර ගත් දිනයන් හිදී තමා ඇතුළු සමීක්ෂණ කාර්ය මණ්ඩලය අදාල ආයතනය වෙත පැමිණෙන බවත් එම කාර්යය පහසුවෙන් හා වෙන්කර ඇති කාලය තුලදීම් ඉටුකර ගත හැකිවනු පිණිස, සපුරාලිය යුතු කරුණු ඇතුලත් ලිපියක් සමීක්ෂණයට භාජනය වන ආයතතනයේ ප්‍රධානියා වෙත, ගබඩා නිලධාරියා වෙත පිටපතක්ද සමඟ යැවීම. 

3.     සමීක්ෂණ මණ්ඩල සාමාජිකයන් වෙත, සමීක්ෂණයට එකඟවූ කාල වකවානුද ඇතුලත් කොට ඔවුන්ගේ දෙපාර්තමේන්තු ප්‍රධානීන් මගින් කැඳවීමේ ලිපියක් යැවීම.

4.     සමීක්ෂණ කටයුතු සඳහා අවශ්‍ය වන පෙර වැඩ පත්‍රිකා තමා විසින්ම නිර්මාණය කර ගැනීම හෝ තමා විසින් සැකසු කෙටුම්පත් ආකෘති පත් සමීක්ෂණයට භාජනය වන ආයතනය ලවා සකසවා ගැනීම.

5.     වාර්ෂික භාණ්ඩ සමීක්ෂණ කාර්ය සඳහා අවශ්‍ය වන නීති හා රෙගුලාසි වල ප්‍රයෝගික භාවිතය පිලිබඳ අවභෝධයක් ලබා ගැනීමට කටයුතු කිරීම