Helping Hand අත්වැල - "කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය" (3.1 පළමු කොටස)

 

කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (3.1 පළමු කොටස)

Effective Maintenance of Documents (3.1 Part 01)

(ලිපිගොනු කළමනාකරණය සහ ලිපිගොනු අපහරණ ක්‍රියාවලිය}

මෙම පාඩම් මාලාව කොටස් 2 කින් සමන්විත වේ.

1. ලිපිගොනු කළමනාකරණය
2. ලිපිගොනු අපහරණ ක්‍රියාවලිය වශයෙනි.

1.     ලිපිගොනු කළමනාකරණය

ලේඛණ කළමනාකරණය සඳහා වන ISO ප්‍රමිත

ISO යන්නෙහි අර්ථය කුමක්ද? What is the meaning of ISO

´  ISO යනු, ප්‍රමිති කරණය සදහා වන අන්තර්ජාතික ආයතනයයි. එය ජාතික ප්‍රමිතිගත ආයතන වල (ISO සමාජික ආයතන) ලෝක ව්‍යාප්ත සංසදයයි. සාමාන්‍යයෙන් ජාත්‍යන්තර ප්‍රමිති සැකසීමේ කාර්යය සිදු කරන්නේ ISO හි තාක්ෂණික කමිටු මගිනි. ISO සමඟ සම්බන්ධිත ජාත්‍යන්තර ආයතන, රාජ්‍ය හා රාජ්‍ය නොවන සංවිධානද මෙම කර්තව්‍ය සදහා එක්වෙයි. ISO ආයතනය විදුලි කාර්මික ප්‍රමිතිකරණය සම්බන්ධ සියළු කටයුතු වලදී ජාත්‍යන්තර විදුලි තාක්ෂණික කොමිසම (IEC) සමඟ එක්ව කටයුතු කරයි.

 

´  ඕනෑම මට්ටමක ව්‍යාපාරයන්හි ISO ප්‍රමිතිය නමැති ක්‍රමෝපායික උපකරණය භාවිතය තුළින් 

·         වියදම් අඩුකිරීම,

·         තෘප්තිමත් පාරිභෝගිකයන්,

·         නව වෙළඳපල වලට ආයතන විවෘත කිරීම,

·         පාරිසරික ගැටළු අවම කිරීම  සහ තවත් බොහෝ ප්‍රතිලාභ අත්කර ගත හැකි බව සොයා ගනියි.

ලේඛන පාලනය - Control of documents

ISO 9001 – 2015 යනු, සංවිධානයක් පාලනයට හා පවත්වා ගෙන යාමට අවශ්‍ය වන අර්ථාන්විත දත්ත හා එම ලේඛන ගත තොරතුරු සටහන් ඇතුළත් මාධ්‍ය ද වන අතර, එහි ක්‍රියාවලිය, ලේඛන ගත කිරීම හා වාර්තා “තත්ත්ව කලමනාකරණ පද්ධතියක්” (QMS) හැදින්විය හැකිය.

 

එය අවශ්‍යතා, විශේෂතා, මාර්ගෝපදේශ හා ලක්ෂණ පිළිබඳ තොරතුරු ලබා දෙන ලේඛන නිර්මාණය කරන අතර, ද්‍රව්‍ය, නිෂ්පාදන ක්‍රියාවලිය, සැකසුම් ක්‍රියාවලිය හා සේවා සැපයීම යන  ඒවායේ අරමුණට ගැලපේ දැයි තහවුරු කිරීම සඳහා යොදාගත හැකිය 

වාර්තා හා දත්ත පාලනය - Records and data control

´  ISO 9001 – 2015 ප්‍රමිතිකරණය තව දුරටත් ‘ලේඛන’ හා ‘වාර්තා’ යන වදන් භාවිතා නොකරයි. ඒ දෙකම දැන් ‘ලේඛන ගත තොරතුරු’ ලෙස භාවිතා කෙරේ. ISO 9001 – 2015 යන්නෙහි පැහැදිලි කිරීම අනුව, ලේඛන ගත තොරතුරු යනු පාලනය කළ හැකි හා නඩත්තු කළ හැකි තොරතුරු විය යුතුය. එම නිසා ඔබ විසින් එම තොරතුරු මෙන්ම එහි මාධ්‍යය පවත්වා ගැනීම හා පාලනය කිරීමද සිදු කළ යුතු බවට අපේක්ෂා කෙරේ.

´  එහි මාධ්‍ය කඩදාසි, චුම්බක, විද්‍යුත් හෝ පරිගණක තැටි, ඡායාරූප හෝ මූලික සාම්පල හෝ ඒවායේ එකතුවක් විය හැකිය. වාර්තා හා දත්ත පැවැත්ම සඳහා සහාය දෙන අතර, ඒ මගින් යමක් තහවුරු කරයි. ‘ලේඛන ගත තොරතුරු’ ලබා ගත් ප්‍රතිඵල දක්වන අතර, කරන ලද ක්‍රියාකාරකම් සදහා සාක්ෂි සපයයි.

හඳුනා ගැනීම හා තහවුරු කර ගැනීම - Identification and traceability

´  හඳුනා ගැනීම හා තහවුරු කර ගැනීම, භාණ්ඩ හෝ සේවා නිෂ්පාදනය කිරීම පාලනය කිරීමට යොදාගන්නා ක්‍රමයකි. මෙය ලේබල/ රැකියා සංචාරකයින් /වැඩ නියෝග / වැඩ පත්‍ර / ක්‍රියාවලි වලංගුතා / තොග පාලන පරීක්ෂණ / දැන්වීම් හෝ වෙනත් ඕනෑම නිමැවුම් හා එහි ස්වභාවය හඳුනා ගැනිමට යොදා ගන්නා ඕනෑම දෙයක් විය හැකිය.

´  ISO 9001 – 2015 8.5.2 මගින් හදුනාගැනිම හා තහවුරු කර ගැනීම පිළිබඳ පහත සඳහන් අවශ්‍යතා තුන දක්වයි.

1.      භාණ්ඩ හා සේවා වල ස්ථායීතාව තහවුරු කිරීමට අවශ්‍ය වූ විට, නිමැවුම හඳුනා ගැනීම සඳහා සුදුසු ක්‍රමවේදයක්

2.      නිෂ්පාදන හා සේවා ලබා දීමේදී අවශ්‍යතා පරික්ෂා කිරීමට හා මැනීමට අදාළව නිමැවුම් වල තත්වය හඳුනා ගැනීම.

3.      තහවුරු කිරීම අවශ්‍යතාවයක් වන විට, නිමැවුම් වල අනන්‍ය හඳුනා ගැනීම පාලනය කිරීම හා තහවුරු කිරීම පවත්වා ගැනීම සඳහා ලේඛනගත තොරතුරු ලබා ගැනීම.

(“ලේඛණ කළමනාකරණය සඳහා වන ISO ප්‍රමිත”

පාඩම් කොටසේ ඉතිරිය ඊළඟ කොටසින් බලාපොරොත්තු වන්න.)