Helping Hand අත්වැල - කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (3.1.2 දෙවන කොටස)

 කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (3.1.2 දෙවන කොටස)

Effective Maintenance of Documents (3.1.2 Part 02)

(ලිපිගොනු කළමනාකරණය සහ ලිපිගොනු අපහරණ ක්‍රියාවලිය}

ලේඛණ කළමනාකරණය සඳහා වන ISO ප්‍රමිත (කලින් පාඩමේ ඉතිරි කොටස)

සංරක්ෂණය - Preservation

´  ISO 9001 – 2015 8.5.4 අනුව 2015 වන විට ආයතන විසින් අවශ්‍යතාවලට ගැලපීම තහවුරු වීමට අවශ්‍ය මට්ටම, නිෂ්පාදන අරමුණ හා සේවා සම්පාදනයේදී නිමැවුම සංරක්ෂණය කිරීම සඳහා යාවත්කාලීන කළ යුතුය.

´  එමෙන්ම සංරක්ෂණ තුළට

•      හඳුනාගැනීම,

•      භාවිතය,

•      ඇසුරුම් කිරීම,

•      ගබඩා කිරීම,

•      ප්‍රවාහනය,

•      පරිවර්ථනය හා

•      ආරක්ෂාවද ඇතුළත් කළ හැකිය.

ලේඛන අපහරණය - Disposal of documents

´  වාර්තා අපහරණය කළමනාකරණයෙහි වැදගත් අංගයකි. විධිමත් පරිදි සිදුකරන විට, ආයතනයක් ඊට වාර්තා අවශ්‍ය වන තාක් පවත්වා ගැනිමත්, ඒවා තවදුරටත් අවශ්‍ය නොවන විට විධිමත් පරිදි ඒවා විනාශ කිරීමත්, නැත්නම් වෙනත් ආකාරයකට අපහරණය කිරීමත් සිදු කෙරේ. උදා : ලේඛනාගාරයට යොමු කිරීම.

´  මෙම කටයුතු කාර්යක්ෂම අන්දමින් ඉටුවන බවට වග බලා ගැනීම ආයතනයේ ඉහල කළමනාකරණය වෙත පැවරී ඇති වගකීමකි.

´  කළමනාකරණය කරන ලද අපහරණ ක්‍රියාවලියේ වාසි ගණනාවක් ඇත.

•      ආයතනයට තව දුරටත් අවශ්‍ය නොවන වාර්තා කාර්යාලයේ හෝ සර්වරයේ ගබඩා කිරීමේ පිරිවැය වැලැක්වීම.

•      පෞද්ගලික දත්ත අඩංගු වාර්තා නම්, පස්වන දත්ත ආරක්ෂණ සිද්ධාන්තය අනුව කටයුතු කිරීමට සහාය වීම (මෙම සිද්ධාන්තය අනුව කටයුතු කිරීමේදී පෞද්ගලික දත්ත අවශ්‍ය කාලයට වඩා තබා නොගැනීම සිදුකල යුතුය)

•      සෙවීම පහසු බැවින්, දත්ත සොයා ගැනීම හා නැවත  ලබා ගැනීම ඉක්මන් හා පහසු බවට පත්වේ.

•       තොරතුරු ලබා ගැනීමේ අයිතිය සඳහා වන ඉල්ලීම් වලට පහසුවෙන් ප්‍රතිචාර දැක්විය හැකිය. 

­  විගණන කටයුතු  අවසන් කල ලියවිලි - Documents completed with audits 

ü  පහත පරිදි වර්ග කර ගත යුතුය.

·         නීතිමය ලියවිලි - විනාශ නොකල යුතුය.

·         විගණන කටයුතු අවසන් නමුත් ආයතනයට තව දුරටත් වැදගත් වන කල්තබා ගතයුතු ලියවිලි

·         ආයතනයට තව දුරටත් ප්‍රයෝජනයක්  නොමැති විනාශ කල යුතුයයි සැලකෙන ලියවිලි. 

ü  ලේඛන අපහරණයේදී

·         තොරතරු දන ගැනීමේ පනතෙහි අදාල විධිවිධාන

·         ලේඛනාරක්ෂක දෙපාර්තමේන්තුව මගින් ලේඛන අපහරණය සම්භන්ධයෙන් නිකුත් කර ඇති චක්‍රලේඛයෙහි අදාල විධිවිධාන කෙරෙහිද අවධානය යොමු කිරීම වැදගත් වේ. 

(මීළඟට කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය පාඩම යටතේ

"ලේඛන කළමනාකරණයේ භූමිකාව" පාඩම් කොටස බලාපොරොත්තු වන්න.)