Helping Hand අත්වැල - කාර්යක්ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (3.2 කොටස)
කාර්යක්ෂම
ලේඛණ කළමනාකරණය (3.2 කොටස)
Effective Maintenance of Documents (Part
3.2)
(ලිපිගොනු
කළමනාකරණය සහ ලිපිගොනු අපහරණ ක්‍රියාවලිය}
ලේඛන
කළමනාකරණයේ භූමිකාව සහ ලිපිගොනුකරණය අර්ථකථනය කිරීම,
ලේඛන වල ජිවන චක්‍රය
ලේඛන කළමනාකරණයේ භූමිකාව
ලේඛනයක් යනු කුමක්ද?
1973 අංක 48
දරණ ජාතික ලේඛනාරක්ෂක පනත අනුව ලේඛනයක් යනු, කාර්යාලයක
නිල කාර්යයක් ඉටු කිරීමේදී එම කාර්යාලය නිල වශයෙන් භාර ගන්නා ලද හෝ ප්‍රකාශයට පත්
කරන ලද හෝ පිළියෙළ කරන ලද අත් පිටපතක්, ලියවිල්ලක්,
ලිපියක්, රෙජිස්ටරයක්, වාර්තාවක්, පොතක්, සඟරාවක්,
සිතියමක්, රේඛා පත්‍රයක්, පිඹුරක්, චිත්‍රයක්, පින්තුරයක්,
මුද්‍රිත හෝ ප්‍රකාශිත ලේඛනයක පිටපතක්, සිනමා
පිටපතක්, තැටිගත හෝ පටිගත හෝ වෙනත් මාධ්‍යයකින් නිර්මාණය
කරන ලද ඒවා වේ.
මෙම
නිර්වචනය අනුව ප්‍රධාන ලේඛන ප්‍රභවයන් දෙකකි.
·
ශ්‍රව්‍ය දෘශ්‍ය මාධ්‍යය
·
පරිගණක නොහොත් විද්‍යුත් මාධ්‍යය
භාවිත ලේඛනයක් යනු කුමක්ද?
භාවිත ලේඛන" යනු
කාර්යාලයක දෛනික කටයුතු කරගෙන යාමේදී නිර්මාණය වන එකී කටයුතු සාර්ථකව ඉටු කිරීමට කෂණිකව තොරතුරු ලබා දෙන හෝ
එහි අංශවල පවත්වාගෙන යනු ලබන දෛනිකව අවශ්‍ය වන ලේඛන සමුදායකි. පරිශීලන තත්වය අනුව "භාවිත
ලිපිගොනුවක්" යනු අවම ලෙස මසකට එක වරක් හෝ පරිශීලනය සඳහා යොදා
ගන්නා ලිපි ගොනුවකි.
ලේඛණ කළමනාකරණය යනු කුමක්ද?
අනවශ්‍ය ලේඛන නිර්මාණය සහ පවත්වාගෙන යාම වළක්වාගෙන, අත්‍යවශ්‍ය
වැදගත් ලේඛන සංරක්ෂණය කරමින් ආයතනයක ලේඛන නිර්මාණය, සංවිධානය,
පවත්වාගෙන යාම, පරිශීලනය සහ අපහරණය යන
ක්‍රියාවලින් මාර්ගයෙන් කාර්යක්ෂම වුද, ආර්ථික වශයෙන්
ඵලදායි වුද පරිපාලන ක්‍රමයක් මෙහෙයවීමය.
ඉහත සංකල්පය අනුව ලේඛන කළමනාකරණයට ලේඛණවල මුළු ජිවන චක්‍රයම
අඩංගු වන බව පෙනේ. ඒ අනුව ලේඛන කළමනාකරණයේ භූමිකාව ප්‍රධන පියවර 03
කින් සමන්විත වේ.
1. ලේඛන නිර්මාණය
හා කළමනාකරණය
2. ලේඛන
පරිශීලනය හා කළමනාකරණය
3. ලේඛන පවත්වාගෙන යාම හා කළමනාකරණය
ලේඛනවල ජිවන චක්‍රය
ලේඛනවල ජිවන චක්‍රය
- ජිවන චක්‍රයේ ප්‍රථම අධියරේදී ලේඛන නිර්මාණයේ මුලික අංග වන
ආකෘති පත්‍ර, වාර්තා,
නියෝග සහ හුවමාරු ලිපි බිහිවීම හෝ නිර්මාණය සිදුවේ.
- පරිශීලනය හෝ පවත්වාගෙන යන භාවිත අවස්ථාවේ මුලික අංග වන්නේ
ලිපිගොනු, තැපෑල, සන්නිවේදනය,
විධිමත් ලෙස තැන්පත් කිරීම, ආරක්ෂාව
සහ විඥයාපනයයි.
- අපහරණ අවධිය සංයුක්ත වන්නේ ලේඛන සමික්ෂාව, උප ලේඛන සැකසීම, ලේඛනාගාරයට හෝ ජාතික ලේඛනාරක්ෂක දෙපාර්තමේන්තුවට පැවරීම හෝ විනාශ කිරීම යන ක්‍රියාකාරකම් වලිනි.
(මීළඟට
කාර්යක්ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය පාඩම යටතේ
"ලිපි ගොනු නිර්මාණය, ලිපි ගොනුවක් විවෘත කොට පවත්වාගෙන යන ආකාරය,
ගොනුකරණ ක්‍රම, ලිපි ගොනු වර්ග සහ ගොනුවක විවිධ අවස්ථා"
පාඩම් කොටස බලාපොරොත්තු වන්න.)
Thank you sir
ReplyDeleteTrusted 𝐀𝐜𝐜𝐨𝐮𝐧𝐭𝐚𝐧𝐭 𝐢𝐧 𝐒𝐩𝐫𝐢𝐧𝐠 𝐓𝐗 – Expert tax preparation, bookkeeping, and financial planning for individuals and businesses. 𝐉 & 𝐀 𝐓𝐚𝐱 𝐏𝐫𝐨𝐟𝐞𝐬𝐬𝐢𝐨𝐧𝐚𝐥𝐬 ensures stress-free and reliable financial services!
ReplyDelete