Helping Hand අත්වැල - කාර්යක්ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (3.3.1 කොටස)
කාර්යක්ෂම
ලේඛණ කළමනාකරණය (3.3.1 කොටස)
Effective Maintenance of Documents (Part
3.3.1)
(ලිපිගොනු කළමනාකරණය සහ ලිපිගොනු අපහරණ ක්‍රියාවලිය}
ලිපි ගොනු නිර්මාණය, ලිපි ගොනුවක් විවෘත කොට පවත්වාගෙන යන ආකාරය,
ගොනුකරණ ක්‍රම, ලිපි ගොනු වර්ග සහ ගොනුවක විවිධ අවස්ථා
භාවිත ලේඛණ කළමනාකරණය - Use
Document Management
භාවිත
ලේඛණ කළමනාකරණයේ ප්‍රධාන අරමුණ වන්නේ එදිනෙදා පරිපාලනයට අවශ්‍ය වන ලේඛනවල අඩංගු වන
තොරතුරු ලබා ගැනීමට උචිත ක්‍රම යොදාගෙන ලේඛන මනාව භාවිතයෙන් සහ කාර්යක්ෂම පසු
විපරම් ක්‍රමයක් ගොඩනගා ගැනීමෙන්, මහජනයා
වෙත ඉටුකළ යුතු සේවාවන් විධිමත් කිරීමට ආයතනයේ ලේඛන මනා ලෙස හැසිරවීමයි.
රජයේ
පරිපාලන කටයුතු වලදී කාර්යාලයක නිර්මාණය වන ප්‍රධාන ලිපිගොනු වර්ග නම් ප්‍රතිපත්ති, පුර්වාදර්ශ, අනුදර්ශ, ක්‍රියා පටිපාටි, පරිපාලනමය, නෛතික සහ කාරණා ගොනුය. කාර්යාලයක නිර්මාණය වන ලිපිගොනු අතුරින් වැඩි ප්‍රමාණයක්
කාරණා ගොනු වේ.
කාර්යාලයක
ලිපිගොනු නිර්මාණය වන්නේ අභ්‍යන්තර සහ බාහිර ලිපි හුවමාරුව, අභ්‍යන්තර නියෝග, උපදෙස්, වාර්තා, ආකෘති පත්‍ර, අන්තර් ආයතන සහ ශාඛා ලිපි ගනුදෙනු හේතුවෙනි.
ලිපි ගොනුවක් යනු කුමක්ද? What is a file
එක්තරා විෂයයකට අදාළව කාලානුරූපව අනුපිළිවෙලින් එක්රැස්කළ ලියැවිලි සමූහය ලිපි ගොනුවකි.
ලිපිගොනුකරණය - Documentation (Filling)
කාර්යාලයකට ලැබෙන හා කාර්යාලයෙන් නිකුත් කරන තොරතුරු ඕනෑම අවස්ථාවක පහසුවෙන් හා කඩිනමින් (අවසරලත් පුද්ගලයන්ට) ලබාගත හැකි සහ බලාගත හැකි පරිදි පිළිවෙලට, සුරක්ෂිතව රදවා තබාගන්නා (ගබඩා කිරීම) ක්‍රමය, ලිපිගොනුකරණය ලෙස සරලව හැදින්විය හැකිය.
ආයතනයක් සතුව යහපත් ගොනු ක්‍රමයක් පැවතිය යුත්තේ ඇයි?
Why should organization have a
good filing system
´ ගොනු ගත කිරීම යනු, ලේඛන ආරක්ෂා සහිත ස්ථානයක
පහසුවෙන් හා ඉක්මනින් සොයාගත හැකි පරිදි තැබීමයි. වැදගත් ලේඛන කිසි විටක ඉරීම, නැතිවීම හෝ අපිරිසිදු වීම සිදු නොවිය යුතුය.
´
ගොනු කරණය, සංවිධානයක වාර්තා තබා ගැනීමේ ප්‍රධානතම ක්‍රමවේදයයි.
එමගින් ආයතනයට වඩාත් සංවිධාන ගත, ක්‍රමවත්, කාර්යක්ෂම හා විනිවිද භාවයක් ලබාදේ. එමෙන්ම තොරතුරු වලට
ප්‍රවේශ වීමේ හැකියාව තිබිය යුතු පුද්ගලයින්ට එය පහසුවෙන් සිදු කළ හැකි වෙයි.
´ කෙනෙක් යම් දෙයක් සොයන විට එය පහසුවෙන් සොයාගැනීමට හැකිවුවහොත් එය සෑම විටම සතුට දනවයි. ආයතන වල අප කටයුතු කරන්නේ කණ්ඩායම් වශයෙනි. එහිදී අපට විවිධ ලිපි ලේඛන ලැබීම මෙන්ම අප විසින් පිටතට යැවීම ද සිදු කරයි. ආයතන විසින් එම ලිපි ලේඛන අනාගත පරිහරණය සදහා තබා ගත යුතුය.
ලේඛන ගොනු ගත කිරීමේ වැදගත්කම් මොනවාද?
What are the importance of filing the documents
1. ගොනු කරණය මඟින් කඩිනම් තීරණ ගැනීම සදහා අදාළ කාලය තුළ පවතින වාර්තා ලබා දෙන බැවින් කාර්යාලයේ කාර්යක්ෂමතාවය ඉහළ යයි.
2. ගොනු කරණය තුළින් වැදගත් ලේඛන ගින්නෙන්, දූවිල්ලෙන්, කෘමීන්ගෙන්, සොරුන්ගෙන්, හා අවභාවිතා වීමෙන් ආරක්ෂා කරයි.
3. පෙර වාර්තා, වත්මන් වාර්තාවන්ගේ පදනම වන බැවින් ක්ෂණික අධ්‍යනය සඳහා යොදා ගනියි.
4. අර්බුද අවස්ථාවක නීතිමය සාක්ෂි ලෙස ලේඛන ඉදිරිපත් කිරීමට ගොනු කරණය තුළින් හැකිවේ.
- අනාගත සැලසුම් සදහා උපයෝගී කරගත හැකිය.
- නීතිමය අවශ්‍යතා සම්පූර්ණ කිරීමට නීතිමය සාක්ෂි ලබා
දේ.
- සේවා ලාභීන් හා සේවා දායකයා අතර සබදතාවය ප්‍රවේශමෙන්
හසුරුවන අතර, එමඟින් කාර්යාලයේ කීර්තිනාමය
පවත්වාගත හැකිය.
- පසු විපරම් සදහා පහසු වීම.
(මීළඟට
කාර්යක්ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය පාඩම යටතේ
"ලිපි ගොනු නිර්මාණය, ලිපි ගොනුවක් විවෘත කොට පවත්වාගෙන යන ආකාරය,
ගොනුකරණ ක්‍රම, ලිපි ගොනු වර්ග සහ ගොනුවක විවිධ අවස්ථා"
පාඩම් 02 කොටස බලාපොරොත්තු වන්න.)
Comments
Post a Comment