Helping Hand අත්වැල - කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (3.3.3 කොටස)

 

කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (3.3.3 කොටස)

Effective Maintenance of Documents (Part 3.3.3)

(ලිපිගොනු කළමනාකරණය සහ ලිපිගොනු අපහරණ ක්‍රියාවලිය}

ලිපි ගොනු නිර්මාණය, ලිපි ගොනුවක් විවෘත කොට පවත්වාගෙන යන ආකාරය,

ගොනුකරණ ක්‍රම, ලිපි ගොනු වර්ග සහ ගොනුවක විවිධ අවස්ථා

 

ගොනුවක් නිර්මාණය කිරීමේදී සැලකිය යුතු කරුණු

1. ගොනු කවරයේ ස්වරුපය
2. සැලැස්ම ලිපි එකතු කරන ඇමුණුම් රැහැන හෝ කටු
3. ලේඛන අමුණන පිළිවෙල
4. ගොනු අංකය
5. ලේඛන ලියාපදිංචි කිරීම
6. ලිපි අංකනය
7. ගොනු විෂය නාමය යෙදීම

ගොනු කවරයක් තෝරා ගැනීම

1. ප්‍රතිපත්ති, පුර්වාදර්ශ, වාර්තා වැනි ලියවිලි ගොනු කිරීමේදී මනා ගුණාත්මක බවකින් යුතු ගොනු කවර යොදා ගත යුතු වේ.
2. ප්ලාස්ටික් කවර යොදා ගැනීම සිත් ඇද ගන්නා සුළු වුවත් හා කැඩී බිඳී යාම වැළකීමත් සිදු වුවද, මිල අධික වීම, රසායනික ද්‍රව්‍ය වලට ප්‍රතික්‍රියා දැක්වීම, පිට කවරයේ විෂය නාම යෙදීමේ අපහසුව වැනි අවාසි ඇත.

ගොනු කවරයේ ලිවිය යුතු සටහන්

1. ගොනු අංකය
2. ගොනුවේ විෂය නාමය
3. ගොනුවේ ආරම්භක වර්ෂය
4. ගොනුව තැන්පත් ස්ථානය
5. ගොනුව වාක්‍රණ සටහන් (වෙනත් ක්‍රමයක් නොමැති නම්)
6. ගොනුවේ අපහරණ වර්ෂය සහ ක්‍රියාවලිය

ගොනු කවර සඳහා වර්ණ යොදා ගැනීම

1. මුළු ගොනු කවරය සඳහා වර්ණ යොදා ගැනීම
2. ඒකීය හෝ බහු වර්ණ තීරු යොදා ගැනීම

අරමුණ

                                 i.            ආයතනයේ විවිධ අංශ වලට අයත් ගොනු හඳුනා ගැනීම පහසු කර ලීම.

                               ii.            රහස්‍ය ගොනු සඳහා විශේෂ වර්ණයක් යොදා ගැනීම තුලින් එය අනවශ්‍ය ස්ථානවල තැබීම හා අනවශ්‍ය පරිශිලනයන් වලක්වා ගැනීම.

                             iii.            ගොනු අස්ථානගතවිම වලක්වා ගැනීම

 

ගොනු සටහන් පත්‍රයක අවශ්‍යතාවය

නිලධාරියාගෙන් නිලධාරියාට අනුගමනය කල යුතු ක්‍රියාවලිය පිලිබඳ නියෝග සටහන් වේ. මෙමඟින් ගොනුවේ වාක්‍රණය හඳුනා ගැනීම පහසු වේ. ගොනුවක ලිපි මත මෙන්ම, ගොනු කවරයේද සටහන් ලිවිම නොකළ යුතුය. ගොනුවක සටහන් පත්‍ර අංකනය සඳහා රෝම අක්ෂර ක්‍රමය භාවිතා කල යුතුය.

ගොනු සටහන් පත්‍රයක් තබා ගැනීමේ වාසි

                     i.            ගොනුවෙහි අඩංගු විෂය පිලිබඳ ගන්නා ලද තීරණ හා ක්‍රියාවන් පිලිබඳ කල ක්‍රමානුකුල සංක්ෂිප්ත ඉතිහාසයක් දක්වයි.

                   ii.            යම් විශේෂ කරුණක් නිම කිරීම හෝ නිම කිරීමට ගත් ක්‍රියාමාර්ග හා ඒ සඳහා ගත කල කාල පරාසය දක්වයි.

                 iii.            ලිපියක් සම්භන්ධව ගත් තීරණයන් පිළිබඳව ක්ෂණිකව බලා ගත හැකි වීම.

මීළඟට කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය පාඩම යටතේ "ලිපි ගොනුවක් විවෘත කිරීම " 

පාඩම 3.3.4 කොටස බලාපොරොත්තු වන්න.