Helping Hand අත්වැල - කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (3.3.4 කොටස)

 

කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (3.3.4 කොටස)

Effective Maintenance of Documents (Part 3.3.4)

(ලිපිගොනු කළමනාකරණය සහ ලිපිගොනු අපහරණ ක්‍රියාවලිය}

ලිපි ගොනු නිර්මාණය, ලිපි ගොනුවක් විවෘත කොට පවත්වාගෙන යන ආකාරය,

ගොනුකරණ ක්‍රම, ලිපි ගොනු වර්ග සහ ගොනුවක විවිධ අවස්ථා

ලිපි ගොනුවක් විවෘත කිරීම - Open a file

1. ලිපියක් ලැබුණු පසු එම ලිපිය වෙනුවෙන් නව ගොනුවක් ආරම්භ කිරීම හෝ පවතින ගොනුවකට ඇමිණීම කල  යුතුය.
2. මෙහිදී අලුතින් ගොනුවක් ආරම්භ කරනුයේ විෂය ගොනු ලේඛනයට අනුව නව අංකයක් ලබා දීමෙනි.

විෂය ගොනු ලේඛනය

ලිපිගොනු අංකය	ලැබුනේ කාගෙන්ද?	ලිපිය විවෘත කල දිනය	රාජකාරී ලැයිස්තුවට අනුව විෂය	ගොනුව ලේඛනාගාරයට යවන ලද දිනය	වෙනත් කරුණු

 

3. ගොනු අංක කිරීම රාජකාරි ලැයිස්තුවට අනුව සිදුකල යුතුය.
4. ගොනුව බැලූ සැනින් එය විෂය ගොනුවක්ද? කාරණා ගොනුවක්ද? ආදී වශයෙන් හඳුනාගත හැකි පරදී අංක කිරීම කල යුතුය.
5. ගොනු අංක කිරීමේදී විෂය කළමනාකරුගේ අංකය පළමුවත්, ඉන් අනතුරුව, විෂය සහ ඊට අදාල උප ගොනුද ආදී වශයෙන් අංක දීම කල යුතුය.
6. එමෙන්ම ගොනුවට සංක්ෂිප්ත අදහස සහිත මාතෘකාවක් ගොනු නාමය ලෙස යෙදිය යුතුය. එය සරල හා කෙටි නාමයක් විය යුතුය.
7. ගොනුවක වෙළුම් කීපයක් පවතී නම්, එම වෙළුම් රෝම ඉලක්කම් වලින් I , II, III ආදී ලෙස නම් කල යුතුය. එය සටහන් කල යුත්තේ ගොනුවේ පහල දකුණු කෙළවරේය.
8. යොදා ගනු ලබන කවරය ගොනුවේ ස්වභාවය අනුව තීරණය කල යුතුය.
9. උදා: පුද්ගලික ලිපි ගොනුවට කල් පවතින ගොනු කවරයක් භාවිත කල යුතු අතර, කාරණා ගොනුවක් සඳහා සාමාන්‍ය ගොනු කවරයක් භාවිත කිරීම ප්‍රමාණවත්ය.

ගොනුවක ලිපි ඇමිනීමේ ක්‍රම

1.      තනි සිදුරේ බැම්ම - මෙය ගොනුවේ ඉහල කෙලවරේ අමුණයි. ලිපිවල ආරක්ෂාව තහවුරු නොවේ.

2.      සිදුරු දෙකේ තනි බැම්ම - බොහෝ විට භාවිතයට ගනී.

3.      සිදුරු හතරේ යුග බැම්ම - මේවා විශේෂයෙන් පුද්ගලික ලිපිගොනු සහ විෂය ගොනුව සඳහා භාවිතා කරයි.

4.      කිසිදු ලියවිල්ලක් ගොනු කවරයේ ඉමෙන් පිටතට නොවිහිදීය යුතුය.

ගොනුවක පිටු අංකනය කරන ආකාරය

1. සෑම ලියවිල්ලක්ම කාල ක්‍රමානුකුලව අමුණා එම සාම ලිපියකම දකුණ උඩ කෙලවරේ අනුක්‍රමික අංක යෙදිය යුතුය. අංක අරාබි ඉලක්කමින් රතු පාටින් ලියා රවුම් කිරීම වඩාත්ම උචිතය.
2. ප්‍රධාන ලිපිය සමඟ ඇමුණුම් ඇත්නම් එය ප්‍රධාන ලිපියේ අංකය සමඟ A, B, C හෝ අ, ආ ,ඇ ආදී වශයෙන් යෙදිය යුතුය. ප්‍රධාන ලිපියෙහි ඇමුණුම් ගණන සටහන් කල යුතුය. ඇමුණුම් විශාල ප්‍රමාණයක් ඇත්නම් ඒවා වෙනම ගොනුවක ගොනු කර ඒ බව අදාල ප්‍රධාන ලිපියෙහි එහි යොමුව සමඟ සටහනක් යෙදිය යුතුය.
3. ගොනුවක ලිපි අංක කිරීම අරාබි ඉලක්කමෙන්ද, සටහන් පත්‍ර රෝම ඉලක්කමෙන්ද සිදු කල යුතුය.
4. පිටු අංක කිරීම සඳහා එබ්බුම් යන්ත්‍රයක් භාවිතා කිරීම මගින් පිටු අංක වෙනස් කිරීම වලක්වා ගත හැකිය.

ලිපි ගොනුවකට අංක යෙදීම 

එක් ගොනුවක් අනෙක් ගොනු වලින් වෙන්කොට හඳුනා ගැනීමට යොදා ගනී.

ප්‍රධාන ගොනු අංක කිරීමේ ක්‍රම 03 කි.

1. අකාරාදී
2. අංකිත
3. අකාරාදී සහ අංකිත ඒකාබද්ධ

සම්පුර්ණ අංකිත ක්‍රමයක් පහත දැක්වේ.

පසෙක ලු භාවිත ගොනු

    භාවිත හෝ සක්‍රිය ගොනුවල ඇතුලත් ලියවිලි 150 - 200 ක් පමණ වූ විට හෝ බැමි නාරටිය අඟල් එකකට (1") වඩා වැඩිවූ විට එම ගොනුව පසෙක තබා එම අංකයම යොදා නව ගොනුවක් විවෘත කල යුතුය. නව ගොනුවට පැරණි ගොනුවේ අංකයම යොදා [ii] යෙදීමෙන් එය දෙවන වෙළුම බවට සටහන් කෙරේ. නව ගොනුවේ විෂය නාමය පැරණි ගොනුවේ විෂය නාමයම විය යුතුය.

මීළඟට කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය පාඩම යටතේ "ගොනුකරණ ක්‍රම - Methods of Filing " පාඩම 3.4 කොටස බලාපොරොත්තු වන්න.