Helping Hand අත්වැල - කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (4 - හතරවන කොටස)

කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (4 කොටස)

Effective Maintenance of Documents (Part 4)

(ලිපිගොනු කළමනාකරණය සහ ලිපිගොනු අපහරණ ක්‍රියාවලිය} 

තැපෑල, ලිපි ගනුදෙනු ලියාපදිංචි කිරීම සහ ප්‍රධාන ලිපි ගොනු රෙජිස්ටරය 

තැපෑල - Tapol (mail)

කාර්යාලයක ලේඛන කළමනාකරණයේ ආරම්භය තැපෑල ලැබීම හා බැඳේ. එබැවින් මනා තැපෑල කළමනාකරණය කාර්යක්ෂම භාවිත ලේඛන කළමනාකරණයකට අඩිතාලම දැමීමකි.

කාර්යාලයට ලිපි ලැබෙන ප්‍රධාන ක්‍රම - The main ways to get the mail to the office

1. තැපැල් මගින්
2. අතින් ගෙනැවිත් භාර දීම
3. විද්‍යුත් මාධ්‍ය මගින් 

තැපෑල සම්භන්ධයෙන් වගකිව යුතු නිලධාරීන් - Officers responsible for mail

1. විෂය භාර නිලධාරීන්
2. මාණ්ඩලික නිලධාරීන්
3. ශාඛා ප්‍රධානියා

කාර්යාලයකට ලැබෙන ලිපි වර්ග - Types of articles received for office

1. රහසිගත ලිපි/රහස්‍ය ලිපි
2. චෙක්පත් හා මුදල් ඇනවුම් / තැපැල් ඇනවුම්
3. පොත්පත් වාර්තා හා ප්‍රකාශන
4. සාමාන්‍ය ලිපි.
5. ඇමුණුම් සහිත ලිපි.

තැපෑල සම්භන්ධ කාර්යභාරය - Mailing matters

1. සියලුම ලිපි පරික්ෂාකාරී කියවීම
2. ඒවායේ හදිසි හා වැදගත්භාවය අනුව පහත පරිදි වර්ග කිරීම 

                                                               i.      වහාම 

                                                             ii.      ප්‍රමුඛතා

                                                           iii.      පහසුවෙන් ක්‍රියාත්මක විය හැකි සාමාන්‍ය ලියවිලි.

                                                           iv.      වාර්තාමය ලිපි

3. ඇමුණුම් සම්භන්ධයෙන් පරික්ෂාකාරී වීම.
4. ලිපියේ කොටසක් වෙනත් විෂයකට අදාල වන්නේ නම්, පිටපතක් ලබා දීම.
5. ප්‍රමුඛතාවය අනුව ක්‍රියා කිරීම.
6. තෙදින නිතිය අනුගමනය කිරීම
7. අතුරු පිළිතුරක් යැවීම.

තැපෑල බෙදා හැරීමේ ක්‍රියාවලිය

(මීළඟට කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය පාඩම යටතේ

" ප්‍රධාන ලිපි ගොනු රෙජිස්ටරය

" පාඩම් කොටස බලාපොරොත්තු වන්න.)