Helping Hand අත්වැල - කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (5.1 - කොටස)

 කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (5.1 කොටස)

Effective Maintenance of Documents (Part 5.1)

(ලිපිගොනු කළමනාකරණය සහ ලිපිගොනු අපහරණ ක්‍රියාවලිය}

ලිපිගොනු සුචිගතකරණ ක්‍රමවේදයන්,  චලන පත්‍ර ක්‍රම භාවිතය, මාණ්ඩලික නිලධාරීන්ට ලිපි ඉදිරිපත් කිරීම සහ ලිපි ගොනුවක සටහන් ලිවීම.

ගොනු බැහැරට යැවීම

ලියකියවිලි සොයා ගැනීම හා චලන පත් ක්‍රමය - Movements Sheets

ආයතනයේ ඉහල නිලධාරීන් වෙත හා වෙනත් ශාඛා වලට යවන ලද ගොනු පිලිබඳ සටහන් තබා ගැනීම සඳහා "චලන පත්" පවත්වාගෙන යා යුතුය. මෙය ගොනු අස්ථානගත වීම වලක්වා ගැනීම සඳහා යොදන ක්‍රමයකි.

1. චලන පත් 3 x 5 ප්‍රමාණයේ වන අතර ඉහල කෙලවරේ ගොනු අංකය හා විෂය (මාතෘකාව) සඳහන් විය යුතුය.
2. චලන පත්‍රය ගොනුවෙහි වම් පස අමුණා තැබිය යුතුය.
3. අවලම්භන ගොනුවක් විෂය භාර නිලධාරියාගේ භාරයෙන් ඈත්වූ වහාම, චලන පත්‍රය ගොනුවෙන් ඉවත් කර එම ගොනුව යවනු ලබන්නේ කා වෙතද, යන්න පැන්සලෙන් චලන පත්‍රයේ සටහන් කල යුතු අතර, චලන පත්‍රය සුචි කාඩ් බඳුනෙහි අංක පිළිවෙලට තැබිය යුතුය.
4. ගොනුවක් බැහැර කිරීමකදී බැහැර කිරීම කලේ කාටද? කවදද යන්න කාඩ් පතෙහි සඳහන් කල යුතුය.
5. ගොනුව නැවත විෂය භාර නිලධාරියා වෙතට ලැබුණු පසු කාඩ් පත්‍රයේ සටහන කපා හැර එය සුචිකාඩ් බඳුනෙන් ඉවත් කල යුතුය.
6. කලින් කලට, අඩු වශයෙන් දෙසතියකට වරක්වත් චලන පත් පරීක්ෂා කර බැලිය යුතු අතර, යම් ගොනුවක් ආපසු ලැබිය යුතු කාලය ඉක්මවා ගොස් ඇතිනම්, ඒ බව අදාල නිලධාරියාගේ අවධානයට යොමුකළ යුතු වේ.

 

චලන පත්‍රය
Movements Sheet
			සුචි කාඩ් පත් අංකය :………….
			Index card number :………….
……………………………………….අමාත්‍යාංශය / දෙපාර්තමේන්තුව / කාර්යාලය
…………..………………………….Ministy / Department/ Office
ගොනු අංකය :………………..
File number :……………………………..
විෂය (මාතෘකාව) :…………………………………………..
Subject (title) :…………………………………………………………………
දිනය	යවන ලද්දේ කා වෙතද?	ගොනුව යැවීමේ අරමුණ කෙටියෙන්	ආපසු ලැබීමට අපේක්ෂිත දිනය	ආපසු ලැබුණු දිනය
Date	Sent to whom?	The purpose of sending the file in short	Date expected to return	The day it was returned

 

 (මීළඟට කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය පාඩම යටතේ

" මාණ්ඩලික නිලධාරීන්ට ලිපි ඉදිරිපත් කිරීම

" පාඩම් කොටස බලාපොරොත්තු වන්න.)