Helping Hand අත්වැල - කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (5.2 - කොටස)

 

කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (5.2 කොටස)

Effective Maintenance of Documents (Part 5.2)

(ලිපිගොනු කළමනාකරණය සහ ලිපිගොනු අපහරණ ක්‍රියාවලිය}

ලිපිගොනු සුචිගතකරණ ක්‍රමවේදයන්,  චලන පත්‍ර ක්‍රම භාවිතය, මාණ්ඩලික නිලධාරීන්ට ලිපි ඉදිරිපත් කිරීම සහ ලිපි ගොනුවක සටහන් ලිවීම.

 

මාණ්ඩලික නිලධාරීන්ට ලිපි ඉදිරිපත් කිරීම

Submission of letters to Staff Officers

තුන්දා නීතිය - The Law of Three Day

• සැම ලියවිල්ලක් සම්භන්ධයෙන් එදිනෙදාම කටයුතු අවසන් කිරීමට කටයුතු කල යුතුය.
• විශේෂ අවසරයකින් තොරව කිසිදු ලියවිල්ලක් දීර්ඝ කාලයක් මාණ්ඩලික නිලධාරියෙකුට ඉදිරිපත් නොකර නිසි පියවර නොගෙන තබා ගැනීම නොකළ යුතුය.
• ක්‍රියා කිරීමට ඇති කිසිදු ලියවිල්ලක් විශේෂ අවසරයකින් තොරව දින 03 කට වැඩි කාලයක් නිලධාරියෙකු ළඟ තබා නොගත යුතුය.
• සෑම රජයේ නිලධාරියෙකුම තමා වෙත ලැබුණු ලිපිවලට දින 03 ක් ඇතුලත පිළිතුරු සැපයීමට සෑම උත්සහයක් දැරිය යුතුය.

දින හතේ නිතිය - The Law of Seven Day

·        සැම රජයේ නිලධාරියෙකුම තමා වෙත ලැබෙන ලිපි වලට දින හතක් (07) ඇතුලත පිළිතුරක් යැවිය යුතුය.

·        මහජනයාගෙන් ලැබෙන ලිපි වලට සතියක් ඇතුලත පිළිතුරු යැවීමට අපහසු අවස්ථා වලදී එම ලිපි ලැබුන බවත්, යථා කාලයේදී එම ලිපි සඳහා පිළිතුරු එවන බවත් දන්වා යැවිය යුතුය.

කාර්යාල සටහනක් යනු කුමක්ද? What is a office note/memo?

´  කාර්යාලයට ලැබුණු ලිපියක් / වාර්තාවක් / පෙත්සමක් සම්බන්ධයෙන් මාණ්ඩලික නිලධාරියාගේ උපදෙස්/නියෝග ලබා ගැනීම සදහා විෂයභාර නිලධාරී විසින් ඉදිරිපත් කරන ලිඛිත ප්‍රකාශය “කාර්යාල සටහන” යනුවෙන් හැදින්විය හැකිය.

´  එසේම ලිපියක් අත්සනට යොමු කිරීමේදී ඒ පිළිබද ආයතන ප්‍රධානියාට හෝ අංශ ප්‍රධානියාට යොමු කිරීමද කාර්යාල සටහනකි.

කාර්යාල සටහන් ලියන ආකාරය - How to write office notes

1.      ඒකාබද්ධ ලිපිගොනුවක නම්,

1. අදාළ ලිපියේ පහළ හිස් ඉඩ තුළ හා එය ප්‍රමාණවත් නොවන්නේ නම්, එම ලිපියට ඇමිණූ කඩදාසියක්             භාවිතයට යොදා ගැනීමෙන්

2. විභාජිත ලිපිගොනුවක නම්.

            (අ) ගොනුවේ වම්පස වෙනම අමුණා ඇති පත්‍ර භාවිතයට ගනිමින්

                        (ආ) එම සටහන් පත්‍ර රෝම (i) ඉලක්කමෙන් අංක කල   යුතුය

සටහන් ලිවීම - Writing Notes

´  සටහනක් යනු, යම්කිසි ලියවිල්ලක් පිළිබඳව කලයුතු කාර්යය කටයුතු පහසු කිරීම සඳහා, එම ලියවිල්ලෙහි සඳහන් කරනු ලබන ලිඛිත ප්‍රකාශයකි. එම සටහන කාරණාවට අදාලව දැනට තිබෙන වෙනත් ලියකියවිලි වල සාරාංශයක් විය හැක.

´  තීරණ ගැනීමට පහසු වන සේ නියෝග දෙන්නාට නීති, චක්‍රලේඛන, අණ පනත්  ආදිය කොඩිකර දැක්විය යුතු සේම, අවසානයට කෙටි අත්සන තබා වර්ෂයද සමඟ දිනය සටහන් කල යුතුය.

 

සටහන් වර්ග - හදිසි, වහාම, අදම - Types Of Notes (Urgent, Today, Immediately, important)

හදිසි, වහාම, අදම, නොපමාව යන කොඩි ඇමිණීමෙන් "හදිසි" අවධානය යොමු විය යුතු ලියකියවිලි හුවා දැක්විය යුතුය. හදිසි ලියවිලි හැකි සෑම විටකම අතින් ඉහල නිලධාරියා වෙත ගෙන ගොස් නියෝග ලබා ගැනීම වඩාත් සුදුසුය.

ü  හදිසි/වහාම - සැනෙකින් ක්‍රියාත්මක වියයුතු ලිපි

ü  අදම - එදිනම අවසන් කල යුතු ලිපි

ü  නොපමාව - සාමාන්‍ය වුවද, වෙනත් ලිපි වලට වඩා ප්‍රමුඛත්වය දිය යුතු ලිපි

ü  වැදගත් - විශේෂ කාර්යය සඳහා අවධානය යොමුකළ යුතු ලිපි

 

´  ලිපි සම්භන්ධ අවශ්‍ය කටයුතු නොපමාව කෙරෙන බවට වග බලා ගැනීම සඳහා එම ලියවිලි යන එන තැන් ගැන අවධානයෙන් සිටිය යුතුය. ලිපි ආපසු ලැබෙන තෙක් බලා නොසිට කටයුතු නිමවන තෙක් අවධානයෙන් පසු විමසුම් කටයුතු කල යුතුවේ. (ඒ සඳහා ඇමතුම් දිනපොත භාවිතා කල යුතුය.)

(මීළඟට කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය පාඩම යටතේ

" තීරණ ගැනීම සඳහා ලිපිගොනු ඉදිරිපත් කිරීම

" පාඩම් කොටස බලාපොරොත්තු වන්න.)