Helping Hand අත්වැල - කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (5.3 - කොටස)

 

කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (5.3 කොටස)

Effective Maintenance of Documents (Part 5.3)

(ලිපිගොනු කළමනාකරණය සහ ලිපිගොනු අපහරණ ක්‍රියාවලිය}

ලිපිගොනු සුචිගතකරණ ක්‍රමවේදයන්,  චලන පත්‍ර ක්‍රම භාවිතය, මාණ්ඩලික නිලධාරීන්ට ලිපි ඉදිරිපත් කිරීම සහ ලිපි ගොනුවක සටහන් ලිවීම.

තීරණ ගැනීම සඳහා ලිපිගොනු ඉදිරිපත් කිරීම

Submission of files for making decisions

මේ සඳහා ලිපිගොනු ඉදිරිපත් කිරීමට පෙර අදාල ලිපියට අදාලව සටහන් ලිවීමට සිදුවේ.

සටහන් ලිවීමේදී සැලකිය යුතු කරුණු - Tips to consider for writing notes

              i.        සටහන් පිරිසිදුව හා පැහැදිලිව තීන්තෙන් ලිවිය යුතුය.

            ii.        පිටු බැමි වාසි තබමින් ලිවිය යුතු අතර, එම බැමි වාසියෙහි කිසිවක් හෝ පිටුව පුරා නොයෙක් අතට නොලිවිය යුතුය.

           iii.        සෑම සටහනක්ම අංක කල යුතු අතර, ලිපියක සේම ජේද අංක කල යුතුය. සටහනේ අංක හා ජේද අංක පැහැදිලිව හඳුනා ගත හැකි පරිදි ක්‍රමවේදයක් භාවිතා කල යුතුය.

උදා : පාට 2 කින් සටහන් කිරීම හෝ අරාබි, රෝම ඉලක්කම් භාවිතා කිරීම

           iv.        ගොනුවෙහි අදාල යොමුව දක්වමින් ලිපියට අවධානය යොමු කිරීම.

            v.        මෙම ලිපියට අදාල වෙනත් ලිපි එම ගොනුවේ ඇත්නම් ඒවාට හරස් සටහන් යෙදිය යුතුය. (අදාල ලිපි කොඩිකර හඳුනා ගැනීම සඳහා සටහන් යෙදීම)

           vi.        ලිපියේ සාරාංශය තේරුම් ගත හැකි පරිදි සරලව සටහන් කල යුතුය.

          vii.        මෙම ලිපියට අදාලව කලින් ලිපි ගනුදෙනු කර තිබේනම්  ඒ පිළිබඳව යොමුව සමඟ කෙටියෙන් දැක්විය යුතුය. එම ලිපි එම ගොනුවේ තිබේ නම් ඒවා කොඩි කර යොමු අංකය සටහන් කල යුතු අතර, වෙනත් ගොනුවක තිබේ නම් එම ගොනුවද, අදාල ලිපි කොඩිකර ඒ සමඟ ඉදිරිපත් කල යුතුය.

         viii.        කොඩි ඇමිණීමේදී කොඩියක් තවත් කොඩියකින් නොවැසෙන සේ ලිපියේ ඉහල වම් කෙලවරේ සිට දකුණට ඇමිණිය යුතුය. හඳුනා ගැනීමට සුදුසුවන ආකාරයට අංක හෝ අක්ෂර ඊට යොදා ගත යුතුය.

           ix.        සටහන අවසන් වූ පසු කෙටි අත්සන යොදා වර්ෂය, මාසය, සහිතව දිනය යෙදිය යුතුය.

            x.        සටහන් ලියු පසු අදාල සටහන් පත්‍රය අවසන් වීමට ආසන්නව ඇත්නම් අලුතින් කොලයක් අමුණා යැවිය යුතුය.

          xi.        වෙනත් කාර්යාලයකින් ලබාගත් ගොනුවල සටහන් ලිවීම නොකල යුතුය.

කාර්යාල සටහනක අන්තර්ගතය - The contents of the office note

1.      සටහනට පාදක වන ලිපිය / වාර්තාව / පෙත්සම කොඩිකළ යුතුය.

2.      අදාළ ලිපි / වාර්තා / පෙත්සම් සම්බන්ධ මුලික ලියවිලිවල හරස් යොමු සටහනක් කළ යුතුය.

3.      ධූරාවලිය සටහන් කිරීම.

            3.1 ප්‍රා.ලේ/ස.ප්‍රා.ලේ./පරි.නි

4.      යොමුව දැක්වීම

            4.1. 50 ලිපිය හා 50 (අ) කරු ඉදිරිපත් කරමි.

5.      යොමුකළ කරුණට අදාළ සාරාංශයක්

6.      යොමුකළ ලිපි පිළිබඳ සමීක්ෂණ / නිරීක්ෂණ සටහන් කිරීම

7.      පුර්වාදර්ශ, චක්‍රලේක, අණපනත් වලට ගැලපීම

8.      යෝජනා හෝ නිර්දේශ සටහන් කිරීම

ü  අපක්ෂපාතීව මධ්‍යස්ථව සටහන ලියා තමාගේ කෙටි අත්සන, වර්ෂය, මාසය සමඟ දිනය සහ විෂය සංකේත අංකය යෙදීම.

නිරීක්ෂණ හා නිර්දේශ ඉදිරිපත් කිරීම

Submission of observations and recommendations

1. ලිපියට අදාළ සම්භන්ධතා නිවැරදිව දැක්විය යුතුය.
2. සාවද්‍ය ප්‍රකාශ හා නිගමනද පරස්පර විරෝධතා ඇත්නම් ඒවා පෙන්වා දිය යුතුය.
3. සලකා බැලිය යුතු කාරණා සම්භන්ධව කෙටියෙන් දැක්විය යුතුය.
4. අදාල නීති රීති තිබේනම් ඒවා පෙන්වා දිය යුතුය. එහිදී, චක්‍රලේඛ, අණ පනත්, පුර්වාදර්ශ, ප්‍රතිපත්ති, තීරණ ආදිය ඇති සියලු දේ තීරණ ගැනීම සඳහා ඉදිරිපත් කල යුතුය.
5. තමාගේ යෝජනාවේ තම දන්නා වෙනත් වෙනත් විරුද්ධ මත ඇත්නම් එවැනි දේ ඉදිරිපත් කල යුතුය. එසේ කිරීමේදී එම මත උදෘත වශයෙන් දැක්විය යුතුය.
6. ඉහත නිරීක්ෂණ ද පදනම් කර ගනිමින් නිර්දේශ ඉදිරිපත් කල යුතුය. එසේ කිරීමේදී නිරීක්ෂණ නොමැති නම්, නිර්දේශ ඉදිරිපත් කිරීමේදී වඩා සැලකිලිමත් විය යුතුය.

(මීළඟට කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය පාඩම යටතේ

" අර්ධ භාවිත සහ අකර්මන්‍ය ලේඛන කළමනාකරණය

" පාඩම් කොටස බලාපොරොත්තු වන්න.)