Helping Hand අත්වැල - කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (6 - කොටස)

 කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (6 කොටස)

Effective Maintenance of Documents (Part 6)

(ලිපිගොනු කළමනාකරණය සහ ලිපිගොනු අපහරණ ක්‍රියාවලිය} 

අර්ධ භාවිත සහ අකර්මන්‍ය ලේඛන කළමනාකරණය

සක්‍රිය නොවන හෙවත් භාවිත නොවන ලේඛන

සක්‍රිය නොවන හෙවත් භාවිත නොවන ලේඛන යනු සාමාන්‍යයෙන් දෛනිකව රාජකාරි කටයුතු සඳහා අවශ්‍ය නොවන ලේඛන හා ලිපිගොනුය. වසරක කාලයක් තුල දෙවරකට නොවැඩි වාර ගණනක් භාවිතයට නොගත් ලේඛන සක්‍රිය නොවන ලේඛන ගණයට වැටේ.

දෙවන වර්ෂය වන විට නිතර පරිශීලනය කිරීමේ අවශ්‍යතාවය මතු වන්නේ සෑම ලිපිගොනු 5 කට එකකි. වසර 3 සිට 5 දක්වා කාලය තුලදී පරිශීලනය කිරීමේ අවශ්‍යතාවය මතු වන්නේ සෑම ලිපිගොනු 20 කට 18 කි. එබැවින් මෙවැනි ගොනු ලේඛනාගාරයට මාරු කල හැක. .

අර්ධ භාවිත ලේඛන/ලිපිගොනු - Semi Current File/Record

සාමාන්‍යයෙන් වසර 05 කට වරක් වත් භාවිතා නොවන ගොනු/ලේඛන මේ ඝනයට අයත් වේ. මේවා නිත්‍ය වශයෙන්ම ලේඛනාගාරයට මාරු කල යුතුය.

අකර්මන්‍ය ලේඛන/ලිපිගොනු - Inactive File/Record

වසර 5 - 10 කාලයකට වරක්වත් දෛනික පරිශීලනයට අවශ්‍ය නොවන ලේඛන/ලිපිගොනු මේ ඝනයට අයත් වේ. මෙම තත්වයට පත් ලේඛන/ලිපිගොනු අනිවාර්යයෙන්ම ලේඛනාගාරයට මාරු කල යුතුය. 

ලේඛන/ලිපිගොනු ලේඛනාගාරයට මාරු කිරීමේ උප ලේඛනය

ලේඛන/ලිපිගොනු ලේඛනාගාරයට මාරු කිරීමේ උප ලේඛනය

අංශය :…………………….

ශාඛාව :………………...

සැකසුවේ :………………………………..

ලේඛනාගාරයට යැවු දිනය :…………………….

අනු අංකය

ගොනු අංකය

ගොනු විෂය

ලේඛනයේ/ගොනුවේ අඩංගු කාලය

පිටු සංඛ්‍යාව/ සටහන් පත්‍ර ඇතුළුව

අපහරණ ක්‍රියාවලිය

බාරගත් අයගේ අත්සන

අපහරණ ක්‍රියා මාර්ගවල සංකේතාක්ෂර

RV (සමා) - සමාලෝචනය කරන්න.

T (ප) - පවරන්න

D (වී) - විනාශ කරන්න

D /10 (වි 10) - විනාශ කරන කාලය (මෙහිදී වසර 10)

R (ත) - කාර්යාලයේම තබන්න

• මෙම ආකෘතියේ පිටපත්

පළමු පිටපත - පවරනු ලබන ආයතනයට (ලේඛනාගාරයට)

දෙවන පිටපත - ලේඛන/ලිපිගොනු නිර්මාණය කල කාර්යාලයේ

ආකෘතිය පිරවීමට උපදෙස්

1.    උපලේඛනයේ 4 වන තීරුව පිරවීම

·         අදාල ලිපි ගොනුව අර්ධ භාවිත ගොනුවක්ද? අකර්මන්‍ය  ගොනුවක්ද? යන්න දක්වන්න.

·         ලිපි ගොනුව අර්ධ භාවිත නම් ගොනුවේ අඩංගු මුල්ම ලිපියේ දිනය සඳහන් කර ඊට ඉදිරියෙන් කෙටි ඉරක් අඳින්න. උදා : 2005.02.15--------

·         ලිපි ගොනුව අකර්මන්‍ය නම් ගොනුවේ අඩංගු මුල්ම ලිපියේ දිනය සහ අවසාන ලිපියේ දිනයත් සඳහන් කර පහත පරිදි දක්වන්න. උදා : 2005.02.15 - 2015.02.20

2.    උපලේඛනයේ 5 වන තීරුව පිරවීම

·         පිටු සංඛ්‍යාව පහත පරිදි දක්වන්න.

3.  උපලේඛනයේ 6 වන තීරුව පිරවීම

·         අපහරණ ක්‍රියාමාර්ගය සටහන් කල යුත්තේ ලේඛන සමික්ෂාවෙන් තීරණය කෙරුණු "පාලකයා හා ලේඛනරක්ෂකවරයා" එකඟ වූ අපහරණ ක්‍රියාමාර්ගයට අදාල සංඛේතයයි.

අර්ධ භාවිත හා අකර්මන්‍ය ලේඛන/ලිපිගොනු ලේඛනාගාරයට පැවරීමට පෙර පහත සඳහන් විස්තර මුද්‍රාවක් යොදා ගැනීමෙන් ලිපි ගොනු කවර වල සටහන් කල යුතුය. අදාල කොටුවේ “හරි “ සලකුණ යෙදීමෙන් ක්‍රියාත්මක විය යුතු ආකාරය දැක්විය හැක.

සැලකිය යුතු විශේෂ කරුණු

1. අකර්මන්‍ය ලේඛන කාමරයකට පවරන විට, එම ලිපි ගොනුවල අමුණා ඇති මල බැඳෙන ඇමුණුම් කටු, අල්පෙනෙත්ති ආදිය ඉවත් කල යුතුය.
2. ගොනුව ඉරි, කිලිටි වී, ගොනුවේ පිට දාරය බිඳී ඇත්නම් ඒ සියල්ල ප්‍රකෘතිමත් කල යුතුය.
3. ඇමුණුම් නුලෙහි (Tag) අග මල බැඳෙන තුඩු ඇත්නම් ඒවා කපා ඉවත් කල යුතුය.
4. ලිපි ගොනුවේ ලියවිලි මුල් ආකාරයෙන්ම පිටු අංක අනුව ගොනුවී ඇති බව සහතික විය යුතුය.
5. පිටු අංක ඔබ්බන යන්ත්‍රයකින් (Embossing Machine) සටහන් කිරීමෙන් ලේඛනාගාරයකදී ලියවිලිවල ආරක්ෂාව සහතික කල හැක.

(මීළඟට කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය පාඩම යටතේ

" ලේඛනාගාරයක් ස්ථාපිත කිරීම, පවත්වාගෙන යාම හා

ලේඛන තැන්පත් කිරීමේ ක්‍රමවේද

" පාඩම් කොටස බලාපොරොත්තු වන්න.)