Helping Hand අත්වැල - කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (7 - කොටස)

 

කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (7 කොටස)

Effective Maintenance of Documents (Part 7)

(ලිපිගොනු කළමනාකරණය සහ ලිපිගොනු අපහරණ ක්‍රියාවලිය}

ලේඛනාගාරයක් ස්ථාපිත කිරීම, පවත්වාගෙන යාම හා

ලේඛන තැන්පත් කිරීමේ ක්‍රමවේද

රාජ්‍ය ආයතන වලින් බිහිවන ලේඛනවල ආරක්ෂාව පිලිබඳ වගකීම එම ආයතන වල ප්‍රධානින් වෙත පැවරෙන බව ආයතන සංග්‍රහයේ 28-9 වැනි පරිච්ජේදයේ 9.1 වගන්තියෙනුත්, 1973 අංක 48 දරන ජාතික ලේඛනාරක්ෂක පනතේ 9 (2) ආ වගන්තියෙනුත් පැහැදිලිව දක්වා ඇත. ඒ අනුව සංරක්ෂණය කල යුතු ලේඛන ජාතික ලේඛනාරක්ෂක දෙපාර්තමේන්තුව වෙත පැවරෙන තෙක් වසර 25 ක කාලයක් ආයතනයේ ලේඛනාගාරයක සුරක්ෂිතව තැන්පත් කර තබා ගත යුතුය. 

ලේඛනාගාරයක් සැකසීමේදී සැලකිය යුතු කරුණු

1. ලේඛනාගාරය සෑම විටම පහත මාලයක පිහිටුවිය යුතුවේ. නැතහොත් ඉහල මාලයකට එසවීමේ පහසුකම් තිබිය යුතුය.
2. කාමරයට ඉහලින් හෝ පහලින් ජල නල මාර්ග නොතිබිය යුතුය.
3. වැසිකිලි හෝ භෝජනාගාර වලට ඈතින් පිටුවිය යුතුය. නැතහොත් ජලයෙන් හා කෘමින්ගෙන් හානි සිදුවිය හැක.
4. පහසුවෙන් ප්‍රවේශ විය හැකි ආරක්‍ෂිත ස්ථානයක පිහිටුවිය යුතුය.
5. අනෙකුත් ගොඩනැගිලි වලට වඩා මඳක් උසින් පිහිටුවිය යුතුය.
6. කාමරයට ඇති පිවිසුම පහසුවෙන් ට්‍රොලි එහා මෙහා ගෙන යා හැකි පරිදි විය යුතුය.
7. පොලොව සමතල විය යුතු අතර, හොඳින් සිමෙන්ති දමා මැද හෝ ටයිල් අල්ලා තිබිය යුතුය.
8. ලේඛනාගාරය තුල වෙනම කාමරයක ලේඛන පරිශීලනය සඳහා ඉඩකඩ වෙන් කර තිබීම අවශ්‍යය.
9. ප්‍රමාණවත් පරිදි විදුලිය පහසුකම් තිබිය යුතුය.
10. හදිසියකදී භාවිතයට ගැනීම සඳහා ගිනි නිවන උපකරණ සපයා තිබිය යුතුය.
11. ලේඛන කාමර බිත්ති පැය 04 කට වත් ගිනි වලට ප්‍රතිරෝධක විය යුතුය.
12. ලේඛනාගාරයේ දොරටුව අසලටම වාහන රැගෙන ඒමට පහසුකම් සකසා තිබීම. 

ලේඛනාගාරයක ප්‍රධාන ක්‍රියාවලිය

1. ලේඛනවල භාරකාරීත්වය
2. ලේඛන සුරක්ෂිත කිරීම
3. ලේඛනවල අඩංගු තොරතුරු ආරක්ෂා කිරීම
4. ලේඛනවල භෞතික තත්වය එපරිද්දෙන්ම සුරැකීම
5. ලේඛන ඔබ මොබ යැවීම
6. ලේඛන විධිමත් පරිපාලනය
7. ලේඛනවල අඩංගු තොරතුරු අදාල අධිකාරිය වෙත යැවීම
8. ලේඛන නිර්මිත බලධාරියා විසින් දෙනු ලබන විධාන මත ලේඛන අපහරණය.

ලේඛන තබා ගැනීම හා ආරක්ෂාව

ලේඛන ආරක්ෂාව සඳහා අවසර ලත් පුද්ගලයන්ට පමණක් සුපරික්ෂණයක් යටතේ ඇතුළු වීමට ඉඩ දීම. අවසර නොලත් පුද්ගලයන්ට  කිසිසේත්ම ඇතුළුවිය නොහැකි පරිදි දොර ජනෙල් ආදිය සකස් කිරීම.

කැඩී බිඳී යාම, වෙනස් කිරීම, සොරකම් කිරීම අඩියට ඉඩ නොතැබීම, ලේඛන තැන්පත් කිරීම සඳහා පමණක් ලේඛනාගාරය භාවිතා කිරීම්. උපකරණ අවශ්‍ය ඒවාට පමණක් සිමා කිරීම. බැහැර කල ලේඛන නැවත නියමිත ස්ථානයේ තැබීම සඳහා පුහු කවරයක් එම ස්ථානයේ තැබීම.

ලේඛනාගාරයකට උචිත උපකරණ

1. මේසයක්
2. පුටු කිහිපයක්
3. ඉනිමඟක් (Flatform Ladder)
4. පරිගණක
5. ෆැක්ස්
6. විදුලිය ක්‍රියා විරහිත වූ විට භාවිතා කල හැකි ලාම්පුවක්
7. ප්‍රතිරුපණ පහසුකම්
8. දුරකතනයක්
9. දුවිලි පිරිසිදු කරන යන්ත්‍රයක්
10. ගොනු කැබිනෙට්ටු
11. රාක්ක
12. ට්‍රොලියක්

රාක්ක සහ ලේඛන තැන්පත් කිරීමේ උපකරණ තෝරා ගැනීම

1. රාක්ක සැකසීමේදී ලේඛනවල ප්‍රමාණයන් ගැනද ඒවායේ ආරක්ෂාව ගැනද, සැලකිලිමත් විය යුතුය.
2. බලාපොරොත්තුවන බර ඉසිලීමට හැකිවන පරිදි ශක්තිමත් බව.
3. රාක්ක කල් පවතින හා පහසුවෙන් පිරිසිදු කල හැකි විය යුතුය.
4. කල් පවතින ගින්නට ඔරොත්තු දෙන ද්‍රව්‍යයක් භාවිත කර සැකසීම.
5. වානේ රාක්ක මල නොබැඳෙන තීන්ත අලේප කොට තිබිය යුතු අතර, එම තීන්ත ලේඛන වලට හානිකර නොවිය යුතුය.
6. කාර්මික සහාය නොමැතිව අවශ්‍ය වූ විට අවශ්‍ය ප්‍රමාණයට හා හැඩයට පහසුවෙන් වෙනස් කිරීමට හැකිවීම.
7. රාක්ක ලි වලින් සකසන කල එහි කොන් රවුම් කර තිබිය යුතුය.
8. රාක්කවල ලේඛන ගබඩා කල විට තට්ටු පහතට නොනැමෙන ලෙස කොටස් වලට බෙදිය යුතු අතර, එහිදී ලේඛනවල පරිමාවන් ගැන සැලකිලිමත් විය යුතුය.
9. ලේඛන වලට හානි සිදුවිය හැකි පරිදි කොන් දික් වීම හෝ රසායන ද්‍රව්‍ය අඩංගු නොමැති වීම.
10. නිදහස් වාතය ලේඛන වලට ලබා දිය හැකි වීම.
11. ගබඩා කරනු ලබන ලේඛනවල පරිමාව මත ඊට ගැලපෙන පරිදි රාක්ක සකසා ගැනීම

රාක්ක ස්ථාපිත කිරීමේ ප්‍රමිතිය

• රාක්කයක ප්‍රමාණය සාමාන්‍ය වශයෙන් 7' x 3' x 2' ක් විය යුතුය.
• රාක්ක අතර නිර්දේශිත ඉඩ ප්‍රමාණය අවම වශයේන් 3' කි.
• රාක්ක බිත්ති වලින් හා වහලින් අවම වශයෙන් 2' ක දුරකින් පිහිටුවිය යුතුය.
• රාක්ක පොළවෙන් 1' ක උසකින් පිහිටුවිය යුතුය.
• රාක්ක සඳහා ප්‍රමිතගත ද්‍රව්‍ය

ü  Uprights sloted angle steel – Gauge 14, Size 7’ x 1 ½’ x 1 1/2“

ü  Plates – Guage 20’, Size 3’ x 2’ x 1’

ü  Bolts & Nuts – 3/3” x 1/2”, 3/4” x ¼”

ü  Corner Plates.

ü  Load Capacity 200 kg

ලේඛනාගාරයක් පවත්වාගෙන යාමේදී මතුවිය හැකි ගැටළු

ලේඛන දිරාපත් වීමේ හා විනාශ වීමේ ප්‍රධාන හේතු

1.    රසායනිකව

2.    ජිව විද්‍යාත්මකව

3.    භෞතිකව

1.   රසායනික හේතුන්

a)    කඩදාසි සැදී ඇති මූල ද්‍රව්‍ය

                                          i.    රෙදිකඩ පල්ප - සෙලියුලෝස්, එකතුකරන ද්‍රව්‍ය

                                        ii.    ලී පල්ප -  සෙලියුලෝස් ලින්කින්, හෙමිසෙලියුලෝස් සහ එකතුකරන ද්‍රව්‍ය

b)    දේශගුණික තත්වයන්

                                      i.        අධික උෂ්ණත්වය 28 'C

                                    ii.        අධික ආර්ද්‍රතාවය 70%

                                   iii.        උෂ්ණත්වය හා ආර්ද්‍රතාවය වෙනස් වීම

 

c)    ආලෝකය

                                      i.        හිරු එලිය - ව්‍යුහයන්ට අනතුරු සහ පාට වෙනස් වීම

                                    ii.        කෘතිම ආලෝකය - මෙය ඉතා තීව්‍ර ලෙස හෝ එක දිගට දිගු කාලයක් කෙලින්ම ලේඛන මත නොවැටේ නම් එහි බලපෑමක් නැත.

d)    පරිසර දුෂණය

                                      i.        කර්මාන්ත නිසා පිටවන වායු ද්‍රව්‍ය

                                    ii.        දුවිලි හා තෙල් නිසා ඇතිවන අපද්‍රව්‍ය

2.    ජිව විද්‍යාත්මක හේතුන්  

a)    පුස්  - කළු, දුඹුරු, කහ සහ කොළ ආදී පැල්ලම් ඇති කරයි.

b)    කුඩා සතුන් - කාවුන්, වෙයන්, පොත් උකුණන් සහ කැරපොත්තන්

3.    භෞතික හේතුන්

a)    අපරික්ෂාකාරී භාවිතය

b)    වැරදි අයුරින් තැන්පත් කිරීම

c)    ගින්න හා ජලය

(මීළඟට කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය පාඩම යටතේ

" ලේඛන දිරාපත් වීම වැළැක්වීමට පිළියම්

" පාඩම් කොටස බලාපොරොත්තු වන්න.)