Helping Hand අත්වැල - කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (8 -1 කොටස)

 

කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (8.1 කොටස)

Effective Maintenance of Documents (Part 8.1)

(ලිපිගොනු කළමනාකරණය සහ ලිපිගොනු අපහරණ ක්‍රියාවලිය}

ලේඛන භාර ගැනීමේ ක්‍රියාවලිය

1. පෙට්ටිය තුල අඩංගු ලේඛන/ගොනු පැවරීමේ උපලේඛන 03 හි සඳහන් තොරතුරු සමඟ පුර්ණ ලෙස ගැලපේද?
2. උපලේඛනයේ සඳහන් අපහරණ ක්‍රියාමාර්ග පරික්ෂා කර බැලීම.
3. උපලේඛන සම්භන්ධයෙන් පහත ක්‍රියාමාර්ග ගැනීම.

                                            i.            පළමු පිටපත - ලේඛන පැවරු කාර්යාලයට/ අංශයට

                                          ii.            දෙවන පිටපත - පෙට්ටිය තුලම තැන්පත් කිරීම

                                        iii.            තෙවන පිටපත - ලේඛනාගාරයේ ඒ සඳහා වන ගොනුවට

4. පෙට්ටියේ පිටත පහත දැක්වෙන ලේබලය ඇලවීම.

 

ලේඛන මධ්‍යස්ථානය

කාර්යාලය :………………………………………………..

කාර්යාලයේ සංකේත අංකය :..................

පැවරු දිනය :............................

පෙට්ටි අංකය :..........................

තැන්පත් ස්ථානය :..........................

 

5. උපලේඛනයේ හා ලේඛනයේ /ගොනුවේ කවරයේ මුද්‍රාවේ සඳහන් අපහරණ ක්‍රියාමාර්ග එකිනෙක සැසඳේදැයි බලන්න.

                                            i.            "විනාශ කරන්න"

                                          ii.            "සමාලෝචනය කරන්න"

                                        iii.            "ස්ථිරව සංරක්ෂණය කරන්න"

6. අපහරණ උපදෙස් පරික්ෂා කර නිශ්චිත අපහරණ දිනය පැවරීමේ ලේඛනයේ 06 වැනි තීරුවේ සටහන් කරන්න.
7. පෙට්ටියක බහාලු ලේඛන/ගොනු  එකම දිනක අපහරණය කරනු ලබන ඒවා විය යුතුය. විවිධ අපහරණ ක්‍රියාමාර්ග  අඩංගු ලේඛන එකම පෙට්ටියක අඩංගු නොකළ යුතුය.
8. ලේඛනාගාරයකට භාරගත් පෙට්ටිවල අඩංගු ලේඛන/ගොනු සම්බන්ධයෙන් පහත රෙජිස්ටර සැකසීම.

                                            i.            ප්‍රධාන ප්‍රතිග්‍රහණ රෙජිස්ටරය සැකසීම

                                          ii.            ලේඛන පෙට්ටි තැන්පතු රෙජිස්ටරය සැකසීම

 

ප්‍රධාන ප්‍රතිග්‍රහණ රෙජිස්ටරය
ලේඛන ලද දිනය	කාර්යාලයේ/ අංශයේ නම සහ ලිපිනය	කාර්යාලයේ/ අංශයේ සංකේත අංකය	පැවරීමේදී පෙට්ටියට දුන් අංකය	පෙට්ටි සංඛ්‍යාව	තැන්පතු ස්ථානය	අපහරණ ක්‍රියාමාර්ගය	අත්සන

 

ලේඛන පෙට්ටි තැන්පතු රෙජිස්ටරය
තැන්පතු ස්ථානය රාක්ක/තට්ටුව පෙට්ටි අංකය	කාර්යාලයට/ අංශයට දුන් සංකේත අංකය	කාර්යාලයේ / අංශයේ නම	පෙට්ටි අංකය

 

9. පෙට්ටි වලට අංක දීමේදී තාවකාලික පෙට්ටි අංකය මකා දමා, පෙට්ටි ලැබෙන පිළිවෙලට අංක ලබා දිය යුතුය. පෙට්ටි අංකය හා තැන්පතු අංකය සම නොවේ.
10. පෙට්ටියක තැන්පතු අංකය යනු, රාක්ක ප්ලියේ අංකය, රාක්ක තට්ටුවේ අංකය, හා රාක්ක අවකාශ අංක වල සංයුතියයි.
11. යම් තැන්පතු අංකයක් යටතේ තැන්පත් කර ඇති ලේඛන/ගොනු අපහරණය කල පසු තිබෙන අංකය මකා දමා එම පෙට්ටිය නව අංකයක් යටතේ භාවිතයට ගත හැක.
12. එක් කාර්යාලයක්/අංශයක් වෙනුවෙන් නිශ්චිතව රාක්ක වෙන් නොකළ යුතුය. ඉන් ඉඩකඩ නාස්ති වේ. කළමනාකරණය අපහසු වේ.

  (මීළඟට කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය පාඩම යටතේ

" ලේඛනාගාරයකින් ලේඛන/ගොනුවල ඇතුලත් තොරතුරු ඉල්ලා ගැනීම හෝ

ලේඛන/ගොනු ආපසු ඉල්ලා ගැනීම"  

පාඩම් කොටස බලාපොරොත්තු වන්න.)