Helping Hand අත්වැල - කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (8 - කොටස)

 

කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (8 කොටස)

Effective Maintenance of Documents (Part 8)

(ලිපිගොනු කළමනාකරණය සහ ලිපිගොනු අපහරණ ක්‍රියාවලිය}

 

ලේඛන/ ගොනු සංරක්ෂණය සඳහා පැවරීමේ ක්‍රියාවලිය

 

ලේඛන පැවරීමේ ක්‍රියාවලිය

ලේඛනාගාරයකට  පැවරිය යුතු ලේඛන වල ජිවන චක්‍රය විය යුත්තේ අර්ධ භාවිත, අකර්මන්‍ය තත්වයේ හෝ කටයුතු නිම කරන ලද  ආවෘත ලේඛන වේ. ඒ අනුව,

• අවම වශයෙන් වසර 05 කට වරක්වත් පරිශීලනය නොවන අර්ධ භාවිත ලේඛන
• වසර 05 - 10 කාලයකට වරක්වත් පරිශීලනය නොවන අකර්මන්‍ය හා ආවෘත ලේඛන පැවරිය හැක.

ලේඛනාගාරයකට පැවරිය යුත්තේ අපහරණ කාලය සලකුණු කල හෝ අපහරණ කාලය නිශ්චය කිරීමට සමාලෝචනය කල යුතු ලේඛන වේ. අපහරණ ක්‍රියාවලිය සලකුණු නොකල කිසිදු ලේඛනයක් /ගොනුවක් ලේඛනාගාරයට  නොපැවරිය යුතුය. වසරකට අඩු කාලයකින් අපහරණය කරන ලේඛන/ගොනු තිබිය හැක. සාමාන්‍යයෙන් කාර්යාලයක මෙවැනි ලේඛන/ගොනු 20% පමණ තිබිය හැක. ඒවා අධිකාරී බලය ලබාගෙන විනාශ කල යුතුය.

ලේඛන පැවරීම හෙවත් ප්‍රතිග්‍රහණය

ලේඛන පවරනු ලබන ආයතනය විසින් විධිමත් පැවරීමේ උපලේඛනයක් සැකසිය යුතුය. ඊට හේතුව එම ලේඛන යලි ලබා ගැනීම සඳහාත්, ඒවායේ ආරක්ෂාව සඳහාත් උපලේඛන භාවිත කල හැකි වීමයි.

ආදර්ශ පැවරීමේ උපලේඛනයක්

 

ලේඛනාගරයකට ලේඛන පැවරීමේ උපලේඛනය
සංකේත අංකය					ආර්.සි./ආර්.ටී /1
ආයතනය/කාර්යාලය
අංකය :..........................			පවරන අයගේ නම :.........................................
පවරන දිනය :..............................			පවරන අයගේ අත්සන :..................................
අපහරණ ක්‍රියා මාර්ගය :- විනාශ කිරීම/ සමාලෝචනය/ ජාතික ලේඛනාගාරයට පැවරීම
පෙට්ටි අංකය	ලේඛනවල විෂය/ විස්තරය	ගොනු යොමු අංකය	ගොනුවේ/ලේඛනයේ පිටු අංකය	අඩංගු වර්ෂය	අපහරණ ක්‍රියාවලිය/ දිනය	පෙට්ටිය තැන්පතු අංකය
`01	ගෙවීම් වවුචර්	2/5/2019/1	`01 - 55	2010.01.01	වි /06	`05/06/55
				2015.12.31	දිනය
පෙට්ටිය/ලේඛනය භාරගත් අයගේ නම :.....................................
අත්සන :……………………..
දිනය :...................

 

F ලේඛන පවරන ආයතනයට සංකේත අංකයක් දිය යුතු අතර, එය අද්විතීය අංකයකි. එය වෙනස් වන්නේ ආයතනය/කාර්යාලය ඒකාබද්ධ වන විටකදී පමණි.

ලේඛන/ගොනු පැවරීමේ ක්‍රියාවලිය

1. යම් කාර්යාලයක්/අංශයක් ලේඛන පැවරීමට අවශ්‍ය බව දැන්වූ විට, ඒ සඳහා අවශ්‍ය ප්‍රමිතියට අනුව සැකසූ ඇසුරුම් පෙට්ටි අවශ්‍ය ප්‍රමාණයට සැපයීම ලේඛනාගාර පාලකගේ වගකීමකි.
2. පැවරුම් කරන ආයතනය පැවරුම් උපලේඛනය පිටපත් 03 කින් සැකසිය යුතු අතර, 04 වන පිටපතක් ගොනුවේ තබා ගැනීම වැදගත්ය.
3. පැවරුම් උපලේඛනයේ 06 වන තීරුවෙහි අපහරණ දිනය සම්පුර්ණ නොකළ යුතුය.
4. පෙට්ටියක තැන්පත් කරනු ලබන සියලුම ලේඛන, පැවරුම් උපලේඛනයේ විස්තර වලට සමාන විය යුතුය.
5. පෙට්ටිවල ඇසිරීමට පෙර පහත කරුණු කෙරෙහි සැලකිලිමත් විය යුතුය.

                                            i.            ලේඛන/ගොනුවල පිටු අංක අනුපිලිවෙලට ගොනුගත කර ඇති බවට 

                                          ii.            ගොනුවල අමුණා ඇති මල බැඳෙන කටු අල්පෙනෙත්ති සහ අනෙකුත් අපද්‍රව්‍ය ඉවත් කර තිබෙන බවට

                                        iii.            ලේඛන/ගොනු දුවිලි වලින් තොරව පිරිසිදුව පවතින බවට

6. සෑම ගොනුවකම මුද්‍රාවක් මාර්ගයෙන් ගොනුවේ පිට කවරයෙහි පහත විස්තර ඇතුලත් කර ඇති බවට සහතික වීම.

            

7. පෙට්ටියක තැන්පත් කරන ගොනු එක වර්ගයකට අයත් විය යුතු අතර, එකම අපහරණ දිනයකට අයත් ඒවා විය යුතුය.
8. ලේඛන/ගොනු පෙට්ටිවල තදින් හෝ ලිහිල්ව තැන්පත් නොකල යුතු අතර, පෙට්ටි සඳහා තාවකාලික අංකයක් පෙට්ටියේ පිට පැත්තේ සටහන් කල යුතුය.
9. ඇසුරුම් කල පෙට්ටි ලේඛනාගාරයට එවන විට පැවරුම් උපලේඛන 03 ක් සම්පුර්ණ කර එම පෙට්ටි තුල බහා එවිය යුතුය. (4 වන පිටපතක් කාර්යාලයේ තබා ගත යුතුය.)

    (මීළඟට කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය පාඩම යටතේ

" ලේඛන භාර ගැනීමේ ක්‍රියාවලිය"  

පාඩම් කොටස බලාපොරොත්තු වන්න.)