Helping Hand අත්වැල - කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (8 -2 කොටස)

 

කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (8.2 කොටස)

Effective Maintenance of Documents (Part 8.2)  

(ලිපිගොනු කළමනාකරණය සහ ලිපිගොනු අපහරණ ක්‍රියාවලිය}

ලේඛනාගාරයකින් ලේඛන/ගොනුවල ඇතුලත් තොරතුරු ඉල්ලා ගැනීම හෝ

ලේඛන/ගොනු ආපසු ඉල්ලා ගැනීම

ලේඛනාගාරයක සාර්ථකත්වය රඳා පවතිනේ එහි තැන්පත් කරනු ලබන ලේඛන/ගොනුවලින් තොරතුරු පහසුවෙන් හා ඉක්මනින් ලබා ගැනීම මතය. ලේඛන පවරා දෙනු ලබන බලධාරීන්ට ඒවා පරිශීලනය සඳහා ආපසු ගෙන්වා ගැනීමට අයිතිය ඇති අතර, ඒවා ආපසු ගෙන්වා ගැනීමේ වගකීම ලේඛනාගාර පාලකයින්ට ඇත.

තොරතුරු හා ලේඛන/ගොනු ලබා දීමේ ක්‍රියාපටිපාටිය

  1. තොරතුරු හා ලේඛන/ගොනු නිකුත් කල යුත්තේ ඒවා නිර්මිත ආයතනයේ අනුමැතියෙන් පමණි.
  2. ලේඛනාගාර පාලක විසින් ලේඛන/ගොනු ඉල්ලුම් පතක් සකසා අදාල කාර්යාලය/අංශය වෙත නිකුත් කිරීම ප්‍රථම අධියර වේ.

ලේඛන/ගොනු ඉල්ලුම් පත්‍රය

පෙට්ටි අංකය :

තැන්පතු ස්ථානය

කාර්යාලයේ/අංශයේ නම :

කාර්යාලයේ/අංශයේ සංකේත අංකය :

අවශ්‍ය ලේඛනය /ගොනුවේ විෂය නාමය :

 

නිකුත් කල දිනය :

 

නිකුත් කල නිලධාරියාගේ නම :

 

අත්සන :

 

ලබාගත් නිලධාරියාගේ අත්සන :

 

සිහි කැඳවීම් කල දිනය :

 

නැවත ලබා දුන් දිනය :

ලබා ගත් අයගේ අත්සන :

F ලේඛන/ගොනු ලබා ගැනීමට අවශ්‍ය වූ විට මෙම ඉල්ලුම් පත්‍රය පිටපත් 03 කින් පුරවා ඉදිරිපත් කල යුතුය.

 

ලේඛන/ගොනු සිහි කැඳවීමේ පත්‍රය

ලේඛන පැවරු කාර්යාලයේ සංකේත අංකය :

දිනය :

ලේඛන පැවරු කාර්යාලයේ නම :

ලේඛන පැවරු නිලධාරී :

ලිපිනය :

අංකය :

මහත්මාණනි/මහත්මියනි/මෙනවියනි.
        කාර්යාලයේ/අංශයේ ලිපි ලේඛන අනුව, ඔබ වෙත .............. දින නිකුත් කල ලේඛන තවමත් අප වෙත ලැබී නැත. එම ලේඛනවල විස්තර පහත දැක්වේ.
        කරුණාකර එම ලේඛන ඉක්මනින් අප වෙත එවීමට හෝ නිකුත් කල කාලය දීර්ඝ කිරීමට හෝ ලේඛනාගාරය අමතන්න. ලේඛන තව දුරටත් තබා ගන්නා කාලය දීර්ඝ කිරීමට ඔබට අවශ්‍ය නම් එම ලේඛන දැනට තැන්පත් කර ඇති ස්ථානය දන්වන්න.

අත්සන
ලේඛනාගාර පාලක

ලේඛන/ගොනු අංකය

ගොනු විෂය

නිකුත් කල දිනය

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. ලේඛන/ගොනු බැහැරට නිකුත් කල විට ඒවා තිබු ස්ථාන වලට පුහු ගොනුවක් තැබිය යුතුය. මෙම පුහු ගොනුව තුල ඉල්ලුම් පතෙහි 03 වන පිටපත තැබිය යුතුය.
  2. සෑම නිකුත් කිරීමක් පිළිබඳව අනුපිළිවෙලින් රෙජිස්ටරයක විස්තර ඇතුලත් කල යුතුය.
  3. ලේඛන/ගොනු ඉල්ලුම් පත්‍රය සම්බන්ධයෙන් කටයුතු කල යුතු ආකාරය.

                                            i.            පළමු පිටපත - ලේඛනාගාර පොදු ඉල්ලුම් පත් ගොනුවට

                                  ii.            දෙවන පිටපත - ලේඛනය /ගොනුව ඉල්ලු කාර්යාලයට/අංශයට ලේඛන/ගොනුව සමඟ යැවිය යුතුය.

                                        iii.            තෙවන පිටපත - පුහු ගොනුවට

  1. පිටතට නිකුත් කරන ලේඛනයේ /ගොනුවේ පිට කවරයේ පහත සඳහන් මුද්‍රාව තබන්න.

 

ලේඛනාගාරයේ නම :

ලිපිනය :

දුරකථන අංකය :

ලේඛනාගාරයෙන් තාවකාලිකව දුන් ලේඛනය /ගොනුව කරුණාකර හැකි ඉක්මනින් නැවත ලබා දෙන්න

පෙට්ටි අංකය :

තැන්පතු ස්ථානය :

 

  1. සතියකට වරක් නිකුත් කල .ලේඛන/ගොනු මොනවාද? ඒවා ආපසු ලැබුනේද? යන්න පරීක්ෂා කරන්න.
  2. මසක් තුල ඒවා එවා නැත්නම් ඉහත සිහි කැඳවීමේ ලිපිය යවන්න. දෙවැනි මාසය තුලද නොලැබුණේ නම් දෙවැනි සිහි කැඳවුම ද, තෙමසකට පසු අවසාන සිහි කැඳවීම ද, යැවිය යුතුය.
  3. බැහැරට නිකුත් කල ලේඛන/ගොනු ආපසු ලැබුණු විට පුහු ගොනුව රක්කයෙන් ඉවත් කොට මුල් ලේඛන/ගොනු එම ස්ථානයේ තබා පුහු ගොනුවේ තබා තිබු ඉල්ලුම් පත ආපසු ඉල්ලුම් කල ආයතනය වෙත යැවිය යුතුය.
  4. නිකුත් කරන රෙජිස්ටරයේ එම නිකුත් කිරීම පිලිබඳ සටහනද අවලංගු කල යුතුය.\

 (මීළඟට කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය පාඩම යටතේ

" ලේඛන සමීක්ෂණය සහ අපහරණය සඳහා ඇගයීමේ ක්‍රියාවලිය"  

පාඩම් කොටස බලාපොරොත්තු වන්න.)

 

 

Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Helping Hand අත්වැල - කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (3.3.2 කොටස)

කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (3.3.2 කොටස ) Effective Maintenance of Documents (Part 3.3.2) ( ලිපිගොනු කළමනාකරණය සහ ලිපිගොනු අපහරණ ක්‍රියාවලිය } ලිපි ගොනු නිර්මාණය , ලිපි ගොනුවක් විවෘත කොට පවත්වාගෙන යන ආකාරය , ගොනුකරණ ක්‍රම , ලිපි ගොනු වර්ග සහ ගොනුවක විවිධ අවස්ථා   නිලධාරියෙකු ළඟ අවශ්‍යයෙන්ම තිබිය යුතු ලිපිගොනු Documents that are absolutely necessary for an officer ආයතනයේ සංවිධාන සටහන රාජකාරි ලැයිස්තුව වැඩ පියවර සටහන් ලැබෙන ලිපි පිලිබඳ ලේඛනය ඇමතුම් දින පොත ලිපිගොනු ලේඛනය ක්‍රියා කිරීමට ඇති ලිපි පිලිබඳ ලේඛනය ආශ්‍රිත ලිපිගොනුව ලිපිගොනු සුචිය දෛනික වැඩ පොත වාර්තා ඉදිරිපත් කිරීමේ දර්ශකය යැවෙන ලිපි ලේඛනය ලිපිගොනු වර්ග - Category of filing විෂය ගොනු - Subject files කාරණා ගොනු - Fact files ආශ්‍රය ගොනු - Related files උප ගොනු හා මධ්‍ය ගොනු - Sub files and media files පුද්ගලික ලිපි ගොනු - Personal file 1.     විෂය ගොනු - Subject files ...
Read more

Helping Hand අත්වැල - කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (3.3.4 කොටස)

Image
  කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (3.3.4 කොටස ) Effective Maintenance of Documents (Part 3.3.4) ( ලිපිගොනු කළමනාකරණය සහ ලිපිගොනු අපහරණ ක්‍රියාවලිය } ලිපි ගොනු නිර්මාණය , ලිපි ගොනුවක් විවෘත කොට පවත්වාගෙන යන ආකාරය , ගොනුකරණ ක්‍රම , ලිපි ගොනු වර්ග සහ ගොනුවක විවිධ අවස්ථා ලිපි ගොනුවක් විවෘත කිරීම - Open a file ලිපියක් ලැබුණු පසු එම ලිපිය වෙනුවෙන් නව ගොනුවක් ආරම්භ කිරීම හෝ පවතින ගොනුවකට ඇමිණීම කල   යුතුය. මෙහිදී අලුතින් ගොනුවක් ආරම්භ කරනුයේ විෂය ගොනු ලේඛනයට අනුව නව අංකයක් ලබා දීමෙනි. විෂය ගොනු ලේඛනය ලිපිගොනු අංකය ලැබුනේ කාගෙන්ද ? ලිපිය විවෘත කල දිනය රාජකාරී ලැයිස්තුවට අනුව විෂය   ගොනුව ලේඛනාගාරයට යවන ලද දිනය වෙනත් කරුණු               ගොනු අංක කිරීම රාජකාරි ලැයිස්තුවට අනුව සිදුකල යුතුය. ගොනුව බැලූ සැනින් එය විෂය ගොනුවක්ද ? කාරණා ගොනුවක්ද ? ආදී වශයෙන් හඳුනාගත හැකි පරදී අංක කිරීම කල යු...
Read more

Helping Hand - අත්වැල පාඩම් අංක 01.1 - වාර්ෂික භාණ්ඩ සමීක්ෂණ ක්‍රියාවලියට අදාළ නීති හා රෙගුලාසි

Helping Hand (Sri Lanka Accountant Service) By Upali Rajapaksa අත්වැල - අංක 01.1    වාර්ෂික භාණ්ඩ සමීක්ෂණ ක‍්‍රියාවලියට අදාල නීති හා රෙගුලාසි අත්වැල අංක 01 න් , භාණ්ඩ සමීක්ෂණයේදී මතුවන ප‍්‍රායෝගික ගැටළු කීපයක් දක්වා , ඒවා පාලනය කල හැකි හා පාලනය කල නොහැකි ලෙස වර්ග කල හැකි බවත් , පාලනය කල හැකි සාධක සම්භන්ධයෙන් එම භාධක මඟ හරවා ගැනීමට ගත හැකි ක‍්‍රියාමාර්ග පිළිබඳව සාකච්ජා කරන බවත් , සටහන් කලෙමි.   ප‍්‍රධානම උපාය මාර්ගය වන්නේ විෂය පිළිබඳව පූර්ණ දැනුවත් භාවයක් ලබා ගැනීමයි. ඒ සඳහා මූලික මඟ පෙන්වීමක් පහත දක්වා ඇත. අදාල වන මුදල් රෙගුලාසි  ­   මු.රෙ. 751 - භාණ්ඩ ලේඛන , ගණන් තැබීම හා භාරය ­   මු.රෙ. 752/753 - බඩු ලේඛන පොතෙහි සටහන් සඳහා වවුචර - ( ලැබීම් සඳහා පොදු 219, නිකුත් කිරීම සඳහා පොදු 141) ­   මු.රෙ. 754 - භාණ්ඩ ලේඛන පොත තුලනය කිරීම ­   මු.රෙ. 754 සිට 760 - වාර්ෂික භාණ්ඩ සමීක්ෂණය ­   මු.රෙ. 770 සිට 773 - පාවිච්චි කල නොහැකි භාණ්ඩ ­   මු.රෙ. 774 - පාවිච්චි කල නොහැකි භාණ්ඩ විකිණීම. ­  ...
Read more