Helping Hand අත්වැල - කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (9 කොටස)

 

කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය (9 කොටස)

Effective Maintenance of Documents (Part 9)

(ලිපිගොනු කළමනාකරණය සහ ලිපිගොනු අපහරණ ක්‍රියාවලිය 

ලේඛන සමීක්ෂණය සහ අපහරණය සඳහා ඇගයීමේ ක්‍රියාවලිය

ලේඛන සමික්ෂාව යනු, ලේඛන ඇගයීම සහ අපහරණ ක්‍රියාවලිය සඳහා යම් ආයතනයක නිර්මිත වී තැන්පත් කල ලේඛන/ගොනුවල ප්‍රමාණය, භෞතික තත්වය, වර්ග, තැන්පතු ස්ථානය සහ ඒවායේ තත්වයන්, නිර්මාණය වන වේගය සහ පරිශීලනය අවශ්‍යතා පිලිබඳ මුලික තොරතුරු එකතු කිරීමයි.

ලේඛනයක් භාවිත තත්වයෙන් ඉවත් වී අර්ධ භාවිත හෝ අකර්මන්‍ය තත්වයට පත්වූ විට, එම ලේඛනය සංරක්ෂණය කල යුතුද? විනාශ කල යුතුද? යන්න සමාලෝචනයට භාජනය කිරීම ආයතනයක ප්‍රධානියෙකුට පැවරී ඇති වගකීමකි.

ප්‍රථම සමාලෝචනයේදී සංරක්ෂණය සහ විනාශ කල යුතු ලේඛන මොනවාදැයි තීරණය කිරීම සඳහා පරිපාලනමය දෘෂ්ටි කෝණයකින් අගයන අතර, දෙවන අධියරේදී ඒවා ප්‍රවීන නිලධාරීන්ගේ පරික්ෂාවට ලක් කෙරේ. මෙම අධියරේදී ලේඛන විවිධ මිමි අනුව ඇගයීම කරයි. අවසාන අධියරේදී ලේඛන බිහිකළ ආයතනයත්, ජාතික ලේඛනාගාරයත් සමඟ සාකච්ජා කිරීමෙන් අනතුරුව අවසාන තීරණයකට එළඹේ.

ලේඛන ඇගයීමේ මුලධර්ම

1. ප්‍රාථමික වටිනාකම - ලේඛන බිහිකළ ආයතනයට - සාක්ෂිමය වටිනාකමක් ඇති ලේඛන (ප්‍රතිපත්ති, තීරණ, ක්‍රියාකාරකම් ආදියට අදාල)
2. ද්විතියික වටිනාකම - (අනෙකුත් ආයතන වලට, රටට, පුද්ගලයන්ට, විද්වතුන්ට, පර්යේෂකයන්ට ප්‍රයෝජනවත්)
3. සාක්ෂිමය වටිනාකම - විනය පරීක්ෂණ මණ්ඩල ආදී පරීක්ෂණ මණ්ඩලවලට, අධිකරණයට
4. ප්‍රවෘත්තිමය වටිනාකම - පොදු මහජනතාවට

ලේඛන ඇගයීමේදී සලකා බලන කරුණු

1. පරිපාලන, නෛතික, මුල්‍ය ඇතුළු රජයේ කටයුතු.
2. ඉඩම්, දේපල ආදී පුද්ගලයන්ගේ අයිතිවාසිකම් සුරැකීම.
3. රාජ්‍ය අංශයේ කටයුතු ලේඛන ගත කර තැබීම සඳහා.
4. පර්යේෂණ කටයුතු සඳහා.

පුර්ව ලේඛන සමීක්ෂණ ක්‍රියාදාමය

1. ලේඛන සමීක්ෂණක අවශ්‍යතාවය එහි අරමුණු දක්වමින් ආයතන ප්‍රධානියාට ලිපියකින් දැනුවත් කිරීම.
2. සම්භන්ධිකරණ නිලධාරියෙකු පත් කර ගැනීම
3. විවිධ අංශ නියෝජනය කරන නිලධාරීන් රැස් කොට අරමුණු හා ක්‍රියාමාර්ග පැහැදිලි කර දීම.
4. ආයතනයේ සෑම අංශයක්ම පරික්ෂා කොට ඒ ඒ අංශවල කාර්යභාරය පිලිබඳ අවභෝධයක් ලබා ගැනීම.
5. ආයතනයේ ලේඛනාගාරය පරික්ෂා කිරීම සහ අවශ්‍ය තොරතුරු ලබා ගැනීම.
6. ආයතනයේ විවිධ අංශවල ඇති ලේඛන පෙළ හා උප පෙළ හඳුනා ගැනීම.
7. ආයතනයේ සංස්ථාපිත අරමුණු, නීතිමය පසුබිම ව්‍යුහය ගැන අවභෝධයක් ලබා ගැනීම.

ලේඛන අපහරණ ක්‍රියා දාමය දියත් කිරීමට අවශ්‍යතා

1. ලේඛන භාර කරුවෙක් පත්කර ගැනීම.
2. අවම වශයෙන් 25' x 25' ප්‍රමාණයේ කාමරයක් වෙන්කර ගැනීම.
3. ආයතනය සහ ජාතික ලේඛනාරක්ෂක දෙපාර්තමේන්තුව අතර සම්භන්ධිකරණ නිලධාරියෙකු පත්කර ගැනීම.

ලේඛන අපහරණ ක්‍රියාවලිය දියත් කිරීම

1. පහත සඳහන් දෑ පිළිබඳව අවභෝධයක් ලබා ගැනීම.

                      i.        1973 අංක 48 දරණ ජාතික ලේඛනාරක්ෂක පනත

                ii.        1984 අගෝස්තු 31 වැනි දිනැති අංක 313 දරන ගැසට් පත්‍රයේ ක්‍රම චර්යා ලේඛන අපහරණ රෙගුලාසි

                   iii.        1979.01.26 අංක 21 දරන අධිකරණ ලේඛන අපහරණ රෙගුලාසි අඩංගු ගැසට් පත්‍රය.

                   iv.        1980.07.25 අංක 90 දරන කච්චේරි ලේඛන අපහරණ රෙගුලාසි අඩංගු ගැසට් පත්‍රය

                    v.        ආයතන සංග්‍රහයේ 28 වැනි පරිච්ජේදයේ 9.1 - 9.8 දක්වා වගන්ති 

                   vi.        25/2008 රාජ්‍ය පරිපාලන චක්‍රලේඛයේ සඳහන් විධිවිධාන

                vii.        ලේඛනාරක්ෂක පනතේ 9 වන වගන්තිය අනුව වසර 25 කට වැඩි ලේඛන ආබද්ධ කර ගැනීම සඳහා ලේඛනාරක්ෂක දෙපාර්තමේන්තුව විසින් හඳුන්වා දී ඇති පහත සඳහන් ආකෘති පත්‍ර

a)    ආර්.එම්/ආර්.එස්./1 (ආවේනික ලේඛන අපහරණයට)

b)    ආර්.එම්/ආර්.ටී/1 (පැවරීමේ උප ලේඛන)

c)    ආර්.ටි./එෆ්.ආර්/11 (පරිශීලන ප්‍රකාශය)

2. උප ලේඛන සකස් කිරීම සඳහා සම්භන්ධිකරණ නිලධාරී විසින් ඒ ඒ අංශ වල ප්‍රධානින් මගින් එම අංශයන් සඳහා නිලධාරියෙකු පත් කර ගැනීම.
3. ඒ ඒ අංශ සඳහා වෙන වෙනම උප ලේඛණ සැකසීම හා ගැටළු පවතී නම් සම්භන්ධිකරණ නිලධාරියා විසින් සහායක ලේඛනාරක්ෂකවරයා වෙතින් විමසීම.
4. ලේඛන/ගොනු පෙලක් හෝ උප පෙලක් ලෙස උප ලේඛණවල අඩංගු කිරීම
5. එක වර්ගයකට/පෙළකට අයත් බවට හඳුනාගත නොහැකි ලේඛන/ගොනු, ගොනුවෙන් ගොනුව ආර්.එම්/ආර්.එස්./1 ආකෘතියේ දෙවැනි තීරුවේ සටහන් කල යුතුය.
6. අපහරණ සංකේත පහත පරිදි යොදන්න.

D (වි) - විනාශ කරන්න

D 10 (වි 10) - විනාශ කිරීමේ කාලය (වර්ෂ)

T (ප) - ජාතික ලේඛනාගාරයට පවරන්න.

R (ත) - කාර්යාලයේම/අංශයේම තබන්න.

RV (සමා) - සමාලෝචනය කිරීම, වර්ෂ තුනකට හෝ පහකට වරක් 

7. ආර්.එම්/ආර්.එස්./1 ආකෘතිය පුරවන අයුරු (ලිපිගොනු සඳහා)

ආර්.එම්/ආර්.එස්./1 ආකෘතිය
අනු අංකය	ගොනු අංකය	ගොනුවේ විෂය/විස්තරය	නිර්දේශය
			ආයතනයේ	ජා.ලේ.දෙ
1	2/1/3/5	ප්‍රාග්ධන භාණ්ඩ මිලදී ගැනීම	වි/05	වි/05
2	4/5/2/7	අතිකාල දීමනා	වි/02	වි/02
3	10/3/7/10	වෙනත් දෙපාර්තමේන්තු සමඟ ප්‍රතිපත්තිමය කරුණු ගැන කටයුතු	ප	ප

 

8. ආර්.ටී./ආර්.එස්./1 උප ලේඛනය පුරවන අයුරු (ලේඛන පෙළ සඳහා)

ආර්.එම්/ආර්.එස්./1 ආකෘතිය
අනු අංකය	පෙළ හෝ උප පෙළෙහි විස්තරය	කාලය	ලේඛන/ගොනු සංඛ්‍යාව	නිර්දේශය
				ආයතනයේ	ජා.ලේ.දෙ
1	පැමිණීමේ රෙජිස්ටරය	2005 - 2010	රෙජිස්ටර 12	වි/05	වි/05

 

·         ලිපි ගොනු පෙළක උප පෙළක් පවතින විට

ආර්.එම්/ආර්.එස්./1 ආකෘතිය
අනු අංකය	පෙළ හෝ උප පෙළෙහි විස්තරය	කාලය	ලේඛන/ගොනු සංඛ්‍යාව	නිර්දේශය
				ආයතනයේ	ජා.ලේ.දෙ
1	පුද්ගලික ලිපි ගොනු -
	මාණ්ඩලික නිලධාරීන්ගේ පුද්ගලික ලිපිගොනු	2005 - 2010	ගොනු 60	වි/25	වි/25
	සුළු සේවකයින්ගේ පුද්ගලික ලිපිගොනු	2005 - 2010	ගොනු 75	වි/25	වි/25

 

9. ලේඛනාගාරයේ මුද්‍රිත ප්‍රකාශන ඇත්නම් ඒවා සඳහා වෙනම උප ලේඛනය සකසන්න.
10. ඒ ඒ අංශවල භාවිත හා අර්ධ භාවිත ලේඛන සඳහාද ආර්.එම්/ආර්.එස්./1 දරණ ආකෘති පත්‍රය යොදා ගන්න.
11. මෙසේ සකස් කරගත් උපලේඛන පිටපත් දෙකකින් සකසා අංශ ප්‍රධානීන්ගේ නිර්දේශ සහිතව මාසයක් ගත වීමට පෙර ජාතික ලේඛනාරක්ෂක දෙපාර්තමේන්තුව වෙත එවිය යුතුය. අපහරණ නිර්දේශ ලකුණු කිරීමේදී 1984.08.31 දිනැති අංක 313 ගැසට් පත්‍රය ආදර්ශයක් ලෙස ගන්න.
12. ජාතික ලේඛනාරක්ෂක දෙපාර්තමේන්තුව සිය අපහරණ නිර්දේශ සලකුණු කොට අදාල ආයතන වෙත එවයි.
13. අදාල ආයතනය එම නිර්දේශ වලට එකඟ වන්නේ නම් පහත පරිදි කටයුතු කරන්න.

                      i.        D (වි) අක්ෂරය දරන ලේඛන/ගොනු විනාශ කරන්න. ඊට පෙර එම ලේඛන/ගොනුවල ලැයිස්තුවක් සකසා ඊට ආයතන ප්‍රධානියාගේ අනුමැතිය ලබා ගත යුතුය.

                    ii.        T (ප) අක්ෂරය අධිලේඛන, පැවරීමේ උප ලේඛන (ආර්.එම්/ආර්.ටී/1) සහ පරිශීලන ප්‍රකාශය ද (ආර්.ටි./එෆ්.ආර්/11) පුරවා ලේඛන සංඛ්‍යාව කලින් දැනුම් දීමෙන් අනතුරුව ජාතික ලේඛනාරක්ෂක දෙපාර්තමේන්තුවට පැවරීම.

                   iii.        R (ත) අක්ෂරය සහිත ලේඛන තම ආයතනයේ තව දුරටත් තබා ගැනීම.

                   iv.        RV  (සමා) අක්ෂරය සහිත ලේඛන ඒ අවස්ථාවේ තීරණයක් ගත නොහැකි ලේඛන වේ. අපහරණ තීරණය ගන්නා තෙක් වසර 03/05 ක් සිය ආයතනය තුල තබා ගත යුතුය.

14. ජාතික ලේඛනාරක්ෂක දෙපාර්තමේන්තුවට ලේඛන ප්‍රවාහනය ආයතනයේ වගකීමකි. එහිදී සියලුම මල බැඳෙන සියලුම දෑ ඉවත් කර, කවර අලුත්වැඩියා කල යුතුය. 

 (මීළඟට කාර්යක්‍ෂම ලේඛණ කළමනාකරණය පාඩම යටතේ

" ලිපිගොනු, ලේඛන අපහරණ ක්‍රියාවලිය"  

පාඩම් කොටස බලාපොරොත්තු වන්න.)